Wissens- und Erfahrungstransfer

Wissen hat sich zu einer entscheidenden Ressource der deutschen Wirtschaft entwickelt, und seine Bedeutung als Wettbewerbsfaktor nimmt durch steigende Technologisierung weiterhin zu. Darum gilt es, Wissen in Ihrem Unternehmen zu erhalten und zu entwickeln. Es handelt sich nicht in erster Linie um Fakten-Wissen, sondern um das erfahrungsgeleitete, das sogenannte implizite Wissen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Dazu zählen beispielsweise das Produkt-, Prozess- und das spezielle Kundenwissen (Kontakte, Eigenheiten, Ansprechpartner usw.). Eine Standardlösung für den Wissens- und Erfahrungstransfer gibt es nicht: Daher stellen wir Ihnen zum einen Maßnahmen vor, die eine Weitergabe der Erfahrung und des Wissens zwischen den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern auf persönlichem Wege vorsehen. Zudem weisen wir Sie auf unternehmensinterne Datenbanken oder Verzeichnisse hin, die Ihnen vor allem als Basis für eine strukturierte Dokumentation und das Managen relevanten Wissens dienen können.

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Vorteile

  • Relevantes Wissen im Unternehmen halten
    Maßnahmen des Wissens- und Erfahrungstransfers zielen in erster Linie darauf ab, das Wissen bzw. die Erfahrung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die das Unternehmen verlassen, im Betrieb zu halten. Es soll verhindert werden, dass wichtiges Expertenwissen mit dem Ausscheiden einer Person aus dem Betrieb verloren geht.
  • Schnellere Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
    Neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können mithilfe von Maßnahmen des Wissens- und Erfahrungstransfers schneller in ihre neuen Aufgaben eingearbeitet werden. Dies gilt auch für zukünftige Fach- und Führungskräfte.
  • Zielgerichteter Wissensaufbau im Unternehmen
    Insbesondere die Zusammenarbeit von Alt und Jung bietet eine gute Basis für den Austausch von Fachkenntnissen und Praxiserfahrung auf der einen und aktuellem theoretischen Wissen auf der anderen Seite. Außerdem kann so auch das kontinuierliche Lernen aller Altersgruppen gefördert werden.
  • Transparenz über Wissensbestände im Unternehmen
    Eine größere Transparenz über die Wissensbestände Ihres Unternehmens ermöglicht Ihnen, relevante Wissenslücken zu identifizieren und Maßnahmen zu deren Schließung einzuleiten.
  • Höhere Innovationsfähigkeit
    Wenn das Erfahrungswissen der Älteren mit dem Fachwissen der Jüngeren kombiniert wird, stehen die Chancen gut, neuartige Produkte und Lösungswege zu entwickeln.
  • Einsparung von Kosten
    Ein systematischer Umgang mit dem im Unternehmen vorhandenen Wissen schafft Einsparpotenziale, sei es durch die Verkürzung der Einarbeitungszeit neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter oder die Reduzierung von Fehlern und Doppelarbeit.
  • Mitarbeiterbindung
    Die mit Maßnahmen des Wissens- und Erfahrungstransfers verbundene soziale Vernetzung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie Wertschätzung ihrer Kompetenzen können die Bindung der Beschäftigten an Ihr Unternehmen aufgrund größerer Zufriedenheit erhöhen.

Maßnahmen

Altersgemischte Teams
Unter altersgemischter Teamarbeit wird das Arbeiten in einem altersmäßig möglichst heterogenen Team verstanden. Geeignet ist eine solche Zusammenarbeit nur für Tätigkeiten, die von mehreren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gemeinsam durchgeführt werden. Hier lernt Alt von Jung und umgekehrt – zum einen durch den wechselseitigen und kontinuierlichen Wissensaustausch, zum anderen durch die gemeinsame Bewältigung neuer Herausforderungen.

Stärken / Nutzen

  • Keine besondere Vorbereitung notwendig.
  • Der wechselseitige Wissensaustausch geschieht quasi „wie von selbst“.

Schwächen / Kosten

  • Es handelt sich eher um eine unstrukturierte Art der Wissensweitergabe.
  • Das Wissen wird nicht dokumentiert. 

Lerntandems
Bei Lerntandems handelt es sich um eine strukturierte Form des Wissenstransfers, die ebenfalls flexibel und ohne größere Vorbereitung angewendet werden kann. Sie ist besonders geeignet für die Übergabe von Schlüsselpositionen und bei handwerklichen Tätigkeitsbereichen.

In einem Lerntandem übernehmen eine erfahrene und eine weniger erfahrene Fachkraft für eine begrenzte Zeit gemeinsame Aufgaben. Mit dem Kompetenzzuwachs der weniger erfahrenen Fachkraft kann sich die erfahrene Fachkraft nach und nach zurückziehen. Regelmäßige Gespräche helfen, Verständnisfragen zu klären, und dienen der Überprüfung des Wissenszuwachses der lernenden Person. Die gewonnenen Erkenntnisse können auch dokumentiert werden.

Stärken / Nutzen

  • Kann eine strukturierte Form des Erfahrungstransfers darstellen, die sich mit wenig Vorbereitung anwenden lässt.
  • Besonders geeignet für die Übergabe von Schlüsselpositionen und im gewerblichen MINT-Tätigkeitsbereich.
  • Schnellere Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
  • Die Strukturierung von Informationen zur Weitervermittlung fördert die Reflexion über bisherige/aktuelle Abläufe.
  • Bei Dokumentation in Form von Arbeitsmappen bleibt das Wissen im Unternehmen.
  • Kosteneinsparung durch Fehlervermeidung.

Schwächen / Kosten

  • Ggf. Kosten für die Schulung (Vermittlung von Lehrkompetenzen und -methoden) des Wissensgebers.
  • Arbeitsausfall beider Beteiligten durch gemeinsame regelmäßige Gespräche.

Mentoring
Mentoring dient dazu, das Erfahrungswissen von älteren erfahrenen Führungskräften an jungen Fach- und Führungskräftenachwuchs weiterzugeben. Beim Mentoring wird einer unerfahrenen Mitarbeiterin oder einem unerfahrenen Mitarbeiter (Mentee) eine erfahrene Fachkraft (Mentor/in) zur Seite gestellt. Für einen längeren Zeitraum steht die Mentorin oder der Mentor dem Mentee bei (fachlichen und persönlichen) Fragen zur Seite, eröffnet ihr oder ihm Zugang zu eigenen Netzwerken und erläutert ausgesprochene und unausgesprochene Regeln, die im Unternehmen gelten. Ein funktionierendes Verhältnis zwischen den Teilnehmenden vorausgesetzt, sind hohe Lernerfolge über fachliche Themen hinaus möglich. Immer häufiger wird Mentoring auch für die gezielte Karriereentwicklung von Frauen eingesetzt.

Besonders wichtig für das Gelingen des Mentorings ist ein Vertrauensverhältnis: Weder sollte die als Mentor/in fungierende Person Vorgesetzte/r des Mentee sein noch sollte sie ihre Position im Unternehmen durch diesen gefährdet sehen. Mentoring verlangt vor allem von der Mentorin/vom Mentor viel Engagement sowie von beiden Beteiligten ein hohes Maß an Offenheit.

Stärken / Nutzen

  • Schnellere Einarbeitung zukünftiger Führungskräfte.
  • Die Strukturierung von Informationen zur Weitervermittlung fördert die Reflexion über bisherige/aktuelle Abläufe.
  • Eine gute fachliche und soziale Integration erhöht die Bindung an das Unternehmen. 

Schwächen / Kosten

  • Arbeitsausfall auf einer oder beiden Seiten während des Austauschprozesses.
  • Ggf. Kosten für Schulungen und Coachings der Mentorin oder des Mentors

Moderierte Übergabegespräche (Wissensstafetten für den Führungswechsel)
Um wichtiges Erfahrungswissen im Unternehmen zu halten, wenn Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter auf Schlüsselpositionen das Unternehmen in absehbarer Zeit verlassen, sind moderierte Übergabegespräche sehr sinnvoll. 

Dabei handelt es sich um einen moderierten Prozess, in dessen Verlauf Wissensnehmer/in (Nachwuchskraft) und Wissensgeber/in (ältere bzw. ausscheidende Fach- oder Führungskraft) in einen aktiven Dialog treten, um wichtige Wissensbestände auszutauschen. Die Funktion der Moderatorin bzw. des Moderators besteht darin, die Punkte zu thematisieren, die der wissensvermittelnden Person durch ihre Erfahrung als „normal“ und daher möglicherweise als nicht besonders relevant erscheinen.

Das implizite Wissen, das nicht in Dokumenten gefunden werden kann, ist bei dieser Art des Wissenstransfers besonders relevant. Es handelt sich hier z. B. um Wissen über Personen, Gruppen, Netzwerke, spezielle Ereignisse und Erfahrungen, ungeschriebene Gesetze, Intuition und Gefühl sowie Konfliktpotenziale. (Quelle: vgl. perso-net)

Stärken / Nutzen

  • Eine Form des Wissenstransfers, die besonders hilfreich bei der Einarbeitung der Nachfolgerin oder des Nachfolgers für eine bestimmte Schlüsselposition ist.
  • Durch den Einsatz einer Moderatorin oder eines Moderators ist für einen strukturierten Ablauf gesorgt.  

Schwächen / Kosten

  • Eine konstruktive und erfolgreiche Zusammenarbeit ist möglicherweise nicht gewährleistet, wenn die ausscheidende Fachkraft den Arbeitsplatz nicht freiwillig verlässt.
  • Arbeitsausfall bei allen Beteiligten.
  • Ggf. Vermittlung der Moderationskompetenzen an eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter.
  • Ggf. Kosten für externe(n) Moderatorin oder Moderator.

Lessons Learned („Gesammelte Erfahrungen“)
Bei Lessons Learned geht es vor allen Dingen darum, einen bewussten Blick in die Vergangenheit zu werfen, um die Erfahrungen für die Optimierung zukünftiger Projekte zu nutzen und Fehler, die in der Vergangenheit begangen wurden, in der Zukunft zu vermeiden. Um die in verschiedenen Projekten gesammelten positiven und negativen Erfahrungen anderen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern mitzuteilen, können sie im Rahmen von regelmäßigen Veranstaltungen aufbereitet und diskutiert werden. Insbesondere sollten frisch abgeschlossene Projekte (ca. 1-3 Wochen nach Abschluss) vorgestellt werden, die entweder einen für das Unternehmen neuartigen Zuschnitt hatten oder deren Projektverlauf Besonderheiten mit sich brachte. Durch die spätere Dokumentation sollen die Erfahrungen bei der Planung zukünftiger Projekte herangezogen werden.

Stärken / Nutzen

  • Ein regelmäßig stattfindender Erfahrungsaustausch, der für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter offen ist.
  • Geringer Vorbereitungsaufwand.
  • Kosteneinsparung durch Fehlervermeidung.
  • Mit der Dokumentation wird Transparenz über Wissens- und Erfahrungsbestände im Unternehmen geschaffen, die für zukünftige Projekte herangezogen werden können.
  • Aktive Einbindung und Wertschätzung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erhöht die Bindung ans Unternehmen.

Schwächen / Kosten

  • Arbeitsausfall bei allen Teilnehmenden.
  • Organisationsaufwand für eine Moderatorin oder einen Moderator, die oder der die Veranstaltungen plant und durchführt.
  • Aufwand für die Dokumentation und Archivierung der gewonnenen Projekterfahrungen.

Datenbanken

„Gelbe Seiten“
Ein Verzeichnis der Wissenstragenden Ihres Unternehmens in Gestalt von „Gelben Seiten“ unterstützt Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei Fragestellungen, die nicht zu ihren täglichen Aufgaben gehören. Durch die schnelle Kontaktaufnahme zu anerkannten Expertinnen und Experten können Probleme im persönlichen Austausch gemeinsam bearbeitet werden. 

In einem solchen Verzeichnis werden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit ihren Kompetenzen, Erfahrungen und Kontaktdaten in einem Mitarbeiterprofil aufgelistet. Dabei sollten Sie sich nicht auf die aktuelle Tätigkeit im Unternehmen und die damit verbundenen Kompetenzen beschränken. Denkbar sind auch Angaben zu bisherigen Projekten, Berufserfahrung, Ausbildung, Fremdsprachenkenntnissen, Branchenerfahrung, EDV-/IT-Kenntnissen etc.

Das Mitarbeiterprofil kann Gegenstand der regelmäßigen Mitarbeitergespräche sein und in diesem Rahmen regelmäßig aktualisiert werden. Entscheidend ist, dass das Verzeichnis der Wissenstragenden regelmäßig gepflegt und aktualisiert wird. 

Für ein Verzeichnis der Wissensträger gibt es spezielle Softwaretools, in einem kleineren Unternehmen lässt es sich aber auch in Gestalt einer einfachen Datenbank oder eines Textdokuments abbilden. Das Verzeichnis sollte für alle Beschäftigten zugänglich sein, z. B. im Intranet oder auf einem zentralen Laufwerk.

Stärken / Nutzen

  • „Nachschlagewerk“ über Wissensressourcen der Expertinnen und Experten im Unternehmen.
  • Geringer Vorbereitungsaufwand für die Implementierung.
  • Relativ einfache Implementierung durch Datenbank oder Textdokument im Intranet oder auf einem zentralen Laufwerk.
  • Stärkere Vernetzung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sorgt für eine größere Nähe und Bindung an das Unternehmen.
  • Stärkere Vernetzung sorgt für eine höhere Innovationsfähigkeit.

Schwächen / Kosten

  • Das Wissen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wird nicht dauerhaft im Unternehmen gehalten. Die Suche nach der Trägerin oder dem Träger relevanten Wissens wird lediglich für die Zeit vereinfacht, die die betreffende Person für den Betrieb tätig ist.
  • Personalisiertes Wissen als Teil der eigenen Qualifikation preiszugeben, erfordert seitens der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters gegenüber dem Unternehmen ein erhöhtes Vertrauen.
  • Zeitaufwand für die Pflege und Aktualisierung der Daten durch die verantwortliche Person oder Projektgruppe.

FAQ-Sammlungen
Um Doppelarbeit und Fehler zu vermeiden, kann es sich lohnen, allen Beschäftigten eine Sammlung von Antworten auf wesentliche und regelmäßig wiederkehrende Fragen zu bestimmten Themenbereichen und Problemen zur Verfügung zu stellen, beispielsweise im Intranet oder auf einem zentralen Laufwerk. Eine solche Sammlung kann vom kleinen Vorgang („Was tun, wenn der Laptop defekt ist?“) bis zum komplexen Prozess alle Gesichtspunkte der Personalentwicklung umfassen. Sie sollte kontinuierlich erweitert und aktualisiert werden.

Stärken / Nutzen
  • Relativ geringer Vorbereitungsaufwand
  • Relativ einfache Implementierung durch eine Datenbank oder durch ein Textdokument im Intranet oder auf einem zentralen Laufwerk.
  • Kosteneinsparung durch Fehlervermeidung.
  • Transparenz über Wissen im Unternehmen.
  • Schnellere Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Schwächen / Kosten

  • Zeitaufwand für das Zusammentragen, die Strukturierung und die Erarbeitung der Antworten der FAQ durch Verantwortliche der Themenbereiche oder der Abteilungen.
  • Zeitaufwand für Verwaltung und Aktualisierung der Daten durch die Verantwortlichen.

Unternehmensinternes Wiki
Ein Wiki ist ein offenes Autorensystem für Webseiten. Das bekannteste Beispiel stellt „Wikipedia – die freie Enzyklopädie“ dar. Wikis unterstützen die Entwicklung und den Austausch von Wissen in einem gemeinsamen Forum im Inter- oder im Intranet, wobei letzteres für den unternehmensinternen Wissens- und Erfahrungstransfer sicher besser geeignet ist. 

Sinnvollerweise umfassen Wikis vor allem solches Wissen, das allgemeingültig und für zukünftige Entwicklungen relevant ist, außerdem zur gezielten Weiterentwicklung von Kompetenzen dient. Die Verantwortung der Beiträge liegt bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die sowohl über Lese- als auch Schreibrechte verfügen sollten. Mithilfe von Suchbegriffen kann jede Person auf das gesammelte Wissen zurückgreifen und sich in eine Diskussion einbringen. Eine vollständige Speicherung von „Altwissen“ sollte hingegen nicht angestrebt werden. 

Das Wiki soll als praktische Arbeitshilfe und nicht als lästige Zusatzarbeit wahrgenommen werden. Es sollte daher häufig gestellte Fragen beantworten, langlebiges Wissen zur Verfügung stellen und neue Entwicklungen (z. B. durch die Rubrik „zuletzt aktualisiert“) zeitnah dokumentieren. Um das Wiki fest im Unternehmen zu verankern, könnten Sie erwägen, eine Einführungsaktion vorzunehmen, die die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zur Teilnahme und damit auch zum Teilen ihres Wissens animiert. Zusätzlich könnte eine Autorenschaft mit deutlicher Wertschätzung honoriert werden.

Neben der Verfügbarkeit eines PCs mit Intranetzugang benötigen Sie zur Erstellung eines Wikis eine Software, die Sie bei der Erstellung dieser Website unterstützt und die Editierbarkeit durch verschiedene Nutzer sicherstellt. 

Stärken / Nutzen

  • Wissensaufbau im Unternehmen.
  • Transparenz über Wissensbestände im Unternehmen.
  • Kosteneinsparung durch Fehlervermeidung.
  • Diskussion und Austausch führt zu einer höheren Innovationsfähigkeit.
  • Mitarbeiterbeteiligung kann die Bindung an das Unternehmen verstärken.

Schwächen / Kosten

  • Kosten für Software.
  • Zeitaufwand für die Entwicklung und Einrichtung eines Wikis.
  • Kosten für die Schulung der „Wissensmanagerin“ oder des „Wissensmanagers“.
  • Kosten für Schulungs- und Einführungsveranstaltungen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
  • Zeitaufwand für die Eingabe von Informationen und die regelmäßige Aktualisierung des Wikis durch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Vorgehensweise

Analyse und Zieldefinition
Im Rahmen eines Workshops mit Führungskräften und / oder ausgewählten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sollten Sie herausfinden, wer welches relevante Wissen vorhält und an welcher Stelle Informationslücken bestehen oder sich zukünftig ergeben könnten. Hilfreich für diese Identifizierung können neben Mitarbeitergesprächen auch die Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung sein.

Folgende Leitfragen können Sie bei der Identifizierung der Ausgangssituation unterstützen:

  • Welche Themen sind im Hinblick auf den Informationsbedarf für Ihr Unternehmen besonders relevant?
  • In welchen Bereichen besteht kurz- bis mittelfristig die Gefahr, dass ein Informationsverlust stattfinden könnte, der ggf. mit Nachteilen für Ihr Unternehmen verbunden wäre?
  • In welchen Bereichen wäre es sinnvoll, über vorhandene Strukturen und deren etwaiges Aufbrechen zu reflektieren?
  • Welche Informationslücken müssten/sollten geschlossen werden?
  • Welches (Erfahrungs-)Wissen ist im Unternehmen vorhanden?
  • Wer verfügt über relevantes Wissen, ist also Wissensträgerin oder Wissensträger?
  • Wer benötigt „mehr Wissen“, wäre also Wissensnehmerin oder Wissensnehmer?
  • Wie stellt Ihr Unternehmen den Mitarbeiterinnen und den Mitarbeitern Wissen zur Verfügung? Wie findet ggf. ein Austausch statt?

Ausgehend von der Unternehmenssituation sollten Sie Ziele des Wissens- und Erfahrungstransfers definieren, um Ihre Unternehmensziele bestmöglich erreichen zu können. 

Auswahl der Maßnahmen
Um eine oder mehrere Maßnahmen auszuwählen, sollten Sie sich mit den jeweiligen Stärken und Schwächen bzw. dem Nutzen und den Kosten der infrage kommenden Instrumente auseinandersetzen. Näheres finden Sie unter Persönlicher Wissenstranfer und Datenbanken und Verzeichnisse.

Arbeitsschritte bei der Durchführung der verschiedenen Maßnahmen
Da in dieser Handlungsempfehlung mehrere Maßnahmen alternativ oder nebeneinander ausgewählt werden können und jede Maßnahme eine andere Vorgehensweise erfordert, sollten Sie sich die detailliert beschriebenen Schritte zur Umsetzung der jeweiligen Maßnahmen in der Handlungsempfehlung "Wissens- und Erfahrungstransfer" ansehen.

Weiterführende Informationen

  • Das Competence Center Wissensmanagement des Fraunhofer Instituts für Produktionsanlagen und Konstruktionstechnik (IPK) unterstützt Unternehmen bei der Konzeptionierung und Umsetzung von Wissensmanagement, u. a. durch das Angebot spezieller Trainings für Führungskräfte aus mittelständischen Unternehmen (zur Webseite).
  • Die Gesellschaft für Wissensmanagement (GfWM) hat zum persönlichen Erfahrungsaustausch von Unternehmen und Hochschulinstituten ein Netzwerk aus regional aufgestellten Gemeinschaften, die so genannten „Wissensmanagement-Stammtische“, etabliert. Einen Stammtisch in Ihrer Region finden Sie auf dieser Plattform (zur Webseite).
  • Der Arbeitskreis Wissensbilanz (AK-WB) fördert die wissenschaftliche Weiterentwicklung und die breite praktische Anwendung der Wissensbilanz als strategisches Managementinstrument. Ziel ist die Unterstützung von Organisationen dabei, ihr intellektuelles Kapital systematisch zu erfassen, zu bewerten und zu entwickeln, um Innovationspotenziale und nachhaltige Wettbewerbsfähigkeit zu erhalten (zur Webseite).
  • Einen Überblick über verschiedene Möglichkeiten des Wissenstransfers, ein Glossar zu zentralen Begriffen, Darstellung der vorhandenen Softwaretools gibt der Generationsübergreifende Dialog für Berufliche Orientierung und Entwicklung (zur Webseite).
  • Ein Modell für die Einführung von Wissensmanagementsystemen, mit Sammlung von über 60 Wissensmanagementmethoden und Praxisbeispielen stellt das Fraunhofer-Institut mit ProWis als kostenloses Angebot zur Verfügung - allerdings mit Registrierungspflicht (zur Webseite). Literaturtipps und Informationsmaterial stellt das IPK (zur Webseite).
  • Überblick über Ziele und Maßnahmen des Wissens- und Erfahrungstransfers, Literatur zum Thema und viele Praxisbeispiele stellt die Initiative "Fit für den Wissenswettbewerb" bereit (zur Webseite).

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