Rekrutierungsverfahren

Mit Weitblick Fachkräfte rekrutieren

Fachkräfte zu finden kann sehr aufwändig sein: Einer großen Nachfrage der Unternehmen stehen Bewerberinnen und Bewerber gegenüber, die auch bei anderen Unternehmen gefragt sein können. Damit Sie in Ihrem Unternehmen die passende Fachkraft schnellstmöglich einstellen können, empfiehlt sich ein gut geplantes und strukturiertes Vorgehen.

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Vorteile

Ihr geschäftlicher Erfolg steht und fällt auch mit den richtigen Fachkräften! Der Stellenwert der Rekrutierung ist schon heute sehr hoch, und er wird weiter wachsen. Sie können diese Empfehlungen nutzen, Ihre Praxis der Rekrutierung zu überprüfen und gegebenenfalls zu optimieren. Die Vorteile eines strukturierten Vorgehens liegen auf der Hand:

  • Geringere Kosten und weniger Aufwand: Mit einem planvollen Vorgehen kommen Sie schneller und effizienter zu den passenden Bewerberinnen und Bewerbern.
  • Passgenauere Fachkräfte: Eine klar formulierte, informative und ansprechende Stellenausschreibung erhöht die Chancen, dass sich die richtigen Personen bei Ihnen bewerben.
  • Höhere Arbeitgeberattraktivität: Mit einem professionellen Vorgehen zeichnen Sie ein positives Arbeitgeberbild von sich. Das wirkt auch nach innen: Die Beschäftigten registrieren, wenn professionell eingestellt wird.

In Sechs Schritten zur passenden Fachkraft
Was Sie bedenken und tun sollten …

  • Personalbedarf und Anforderungen klären
  • Stellenangebot formulieren
  • Stellenangebot verbreiten
  • Bewerbungsunterlagen sichten
  • Bewerbungsgespräch führen
  • Personal einstellen und integrieren

Eine ausführliche Beschreibung des Vorgehens finden Sie in der Handlungsempfehlung "Rekrutierungs- und Auswahlverfahren für Fachkräfte".

Welche Besonderheiten gelten für welche Zielgruppen?
Entscheidend für Ihren Erfolg bei der Rekrutierung ist die zielgruppengerechte Ansprache: Suchen Sie beispielsweise Auszubildende, sollten Sie eine andere Sprache und andere Kanäle für die Personalsuche nutzen als bei der Rekrutierung von Führungskräften. Erfahren Sie in diesen Handlungsempfehlungen, welche Besonderheiten zu beachten sind, welche Rekrutierungswege für welche Gruppe besonders erfolgversprechend sind und was die Zielgruppen von ihrem neuen Arbeitgeber erwarten:

Personalbedarf

Wen brauchen Sie und was muss die Fachkraft können?
Im ersten Schritt eines Rekrutierungsprozesses sollten Sie intern die Voraussetzungen und Rahmenbedingungen klären. 

Bevor Sie die Stelle ausschreiben, sollten Sie folgende Fragen beantworten:

  • Treffen die Annahmen noch zu, die Ihrer Personalbedarfsplanung zugrunde liegen? 

Vor allem sollten Sie diese Aspekte der Personalbedarfsplanung geklärt haben:

  • Ist die (Wieder-)Besetzung der Stelle erforderlich?
  • Stimmt das Anforderungsprofil (noch)?
  • Sind für die Stelle Räumlichkeiten und Arbeitsmittel vorhanden?
  • Sind Mittel für eventuell erforderliche Weiterbildungsmaßnahmen oder Arbeitsmittel eingeplant?

Erst wenn Sie alle Fragen mit „Ja“ beantworten können, sollten Sie eine Stellenbeschreibung vornehmen oder eine vorhandene überprüfen. Sie wird in großen Teilen die Grundlage für das Stellenangebot sein und umfasst drei Aspekte:

  • Grundlegende Beschreibung der Stelle:
    Definition von Aufgaben, Zielen und Rahmenbedingungen (z. B. Vollzeit, Teilzeit, befristet, unbefristet); Festlegung von Befugnissen und eventuell Verantwortlichkeiten (Personal, Budget); Definition von Aufstiegschancen und möglichen Karrierewegen
  • Einordnung in das Unternehmensgefüge:
    Zuordnung zu einer Organisationseinheit und der die direkt vorgesetzten oder nachgeordneten Stellen/Personen; Höhe des Entgelts und evt. Verhandlungsspielraum dafür; exakte Stellenbezeichnung
  • Anforderungen und benötigte Kompetenzen:
    Definition der erwarteten fachlichen, methodischen und sozialen Kompetenzen und ihre Gewichtung: Welche sind unverzichtbar, welche Ihnen besonders wichtig und welche wünschenswert? Dies erleichtert es Ihnen später, Kriterien für die Personalauswahl festzulegen. 

Die folgende Checkliste listet beispielhaft auf, welche Kompetenzen gefragt sein könnten. Sie sollten für jede Stellenausschreibung diese Liste individuell anpassen.

Checkliste: Erforderliche und wünschenswerte Kompetenzen

Stellenangebot

Nach diesen Vorarbeiten können Sie jetzt das Stellenangebot formulieren – authentisch, sympathisch und auf die Zielgruppe und die angebotene Position zugeschnitten.

Was gehört in ein Stellenangebot?

  • Die Vorstellung des Unternehmens: Je weniger bekannt Ihr Unternehmen auf dem Arbeitsmarkt ist, desto ausführlicher sollten Sie es vorstellen. Interessant sind Geschäftsbereiche, Größe, Internationalität, Aussagen zu Werten und Kultur des Unternehmens. Haben Sie Zertifizierungen wie beispielsweise das audit berufundfamilie, sollten Sie diese unbedingt erwähnen. Mehr Informationen hierzu finden Sie in der Handlungsempfehlung Employer Branding.
  • Die Beschreibung der Stelle: Diese sollte zusammen mit den Erwartungen einen großen Teil des Stellenangebots einnehmen. Nennen Sie die Bezeichnung der Stelle, ihre hierarchische Einordnung und die konkreten Aufgaben sowie die damit verbundenen Befugnisse und Verantwortlichkeiten.
  • Die Beschreibung der Erwartungen: Hier sollten Sie die fachlichen, persönlichen und methodischen Kompetenzen aufführen, die Sie zwingend erwarten oder die Sie wünschen. Bleiben Sie bei Ihren Erwartungen realistisch und beziehen Sie die Erwartungen auf die konkrete Stelle.
  • Ihre Leistungen: Neben der Entlohnung können Sie hier betriebliche Leistungen wie Job-Ticket, Unterstützung bei der Kinderbetreuung oder Ähnliches aufführen. Gerade bei Nachwuchskräften sind auch Entwicklungsmöglichkeiten bei entsprechender Bewährung ein Anreiz zur Bewerbung.
  • Erläuterungen zum weiteren Verfahren: Bitten Sie Bewerberinnen und Bewerber um Angaben zum frühesten Eintrittstermin und gegebenenfalls auch zu Gehaltsvorstellungen. Eventuell weisen Sie auf einen Bewerbungsschluss hin. Nennen Sie eine Kontaktperson bzw. die Adresse, an die die Bewerbung gesandt werden soll. Wenn Sie Bewerbungen per Post wünschen, sollten Sie das ausdrücklich erwähnen, denn die elektronische Bewerbung ist heute Standard.

Bei der Formulierung des Stellenangebots sollten Sie die Vorgaben des Allgemeinen Gleichstellungsgesetzes (AGG)  beachten und alles vermeiden, was diskriminierend verstanden werden könnte. Weitere Informationen dazu finden Sie bei der Antidiskriminierungsstelle des Bundes.

Bewerber erreichen

Wie erfahren die Zielgruppen von Ihrem Stellenangebot?
Nutzen Sie alle passenden Kanäle, damit Bewerberinnen und Bewerber der richtigen Zielgruppen von Ihrem Stellenangebot erfahren. Dabei sollten die Inhalte des Stellenangebots stets dieselben sein.

  • Interne Ausschreibung: Sie sollten jede Stelle unternehmensintern ausschreiben. Interne Bewerberinnen und Bewerber kennen das Unternehmen bereits. Und Sie kennen deren Leistungsfähigkeit. Das Besetzungsverfahren ist meistens kürzer, und Sie sparen Kosten für externe Stellenanzeigen. Auch die Einarbeitung geht meistens schneller.
  • Persönliche Kontakte: Dieser Weg ist oft sehr erfolgreich, denn bevor Sie eine Bekannte oder einen Bekannten ansprechen, haben Sie ihre oder seine Eignung für die Stelle bereits abgewogen.
  • Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Programme: Sie können Ihre Beschäftigten bitten, in Familie oder Bekanntenkreis für das  Stellenangebot zu werben. Erfolgreiche Empfehlungen aus der Belegschaft sollten Sie mit einer kleinen Aufmerksamkeit belohnen.
  • Veröffentlichung auf der Firmen-Website: Dies ist äußerst wichtig und für viele Unternehmen selbstverständlich. Dieser Kanal ermöglicht Ihnen, auf Produkte und/oder Standorte zu verlinken.
  • Jobbörsen im Internet: Stellensuchende nutzen heutzutage primär Online-Jobbörsen. Von kostenlosen Jobbörsen wie der der Bundesagentur für Arbeit bis hin zu hoch spezialisierten Jobbörsen reicht das Angebot.
  • Social Media: Der vergleichsweise neue Weg der Rekrutierung über Social Media ist gerade für die jüngeren Zielgruppen sehr erfolgversprechend. Eine Checkliste zur Zweckmäßigkeit dieses Kanals finden Sie in der Handlungsempfehlung "Rekrutierungs- und Auswahlverfahren für Fachkräfte".
  • Zeitungsannonce: Stellenanzeigen in (über-)regionalen Tageszeitungen können sich unter Umständen lohnen – trotz der vergleichsweise hohen Kosten.
  • Personalvermittler: Der Weg einer Rekrutierung über Personalvermittler oder „Headhunter“ kann vor allem dann interessant sein, wenn Sie hochspezialisierte Fach- oder Führungskräfte suchen.

Die Alternative: Aktive Ansprache potenziell Interessierter
Statt auf Bewerbungseingänge zu warten, können Sie ergänzend auch selbst aktiv suchen. Dazu bietet sich an:

  • Initiativbewerbungen oder Ihre Talente-Datenbank sichten
  • Bewerberdatenbanken gezielt durchsuchen
  • Soziale Netzwerke nach Wechselwilligen durchsuchen und sie ansprechen. Hier sollten private soziale Netzwerke als solche respektiert werden. In arbeitsbezogenen sozialen Netzwerken können Sie durchaus Kontakt aufnehmen.
  • Job- und Karrieremessen besuchen und das Unternehmen dort präsentieren. Im Übrigen finden auch häufig Rekrutierungsveranstaltungen im Rahmen von Fachmessen statt.

Ausführlicheres dazu finden Sie in der Handlungsempfehlung "Rekrutierungs- und Auswahlverfahren für Fachkräfte".

Bewerberauswahl

Eine Selbstverständlichkeit sollte es sein, Bewerberinnen und Bewerbern nach Eingang der Unterlagen (per E-Mail) den Empfang zu bestätigen und ihnen mitzuteilen, bis wann sie mit einer Entscheidung rechnen können. Mit dieser kleinen, wertschätzenden Geste vermeiden Sie entsprechende Nachfragen. Ein Muster für eine Empfangsbestätigung finden Sie in der Handlungsempfehlung "Rekrutierungs- und Auswahlverfahren für Fachkräfte".

Zunächst sollten Sie den Gesamteindruck der Bewerbung beurteilen, die Vollständigkeit der Unterlagen prüfen und schon eine grobe Sortierung vornehmen.
Zu den Bestandteilen der Bewerbung:

  • Anschreiben: Erkennen Sie die Motivation der Bewerberin oder des Bewerbers? Haben Sie einen Eindruck von den fachlichen und persönlichen Kompetenzen erhalten? Die Gehaltsvorstellungen und der mögliche Eintrittstermin sollten mit Ihren Vorstellungen vereinbar sein.
  • Lebenslauf: Passt die Person auf die bei Ihnen zu absolvierenden Tätigkeiten? Sind die Zeiten seit dem Schulabschluss im Hinblick auf Aus-, Weiterbildungen und bisheriges Berufsleben nachvollziehbar erläutert? Sind Lücken oder häufige Wechsel erklärt?. Eine Checkliste zur Bewertung der Informationen aus dem Lebenslauf finden Sie in der Handlungsempfehlung "Rekrutierungs- und Auswahlverfahren für Fachkräfte".
  • Zeugnisse: Deren Aussagekraft und die von Referenzen sollte relativiert werden. Arbeitszeugnisse unterliegen dem Gebot des Wohlwollens und sind häufig verklausuliert. Ihre Aussagekraft steigt jedoch, wenn beispielsweise bestimmte Eigenschaften in mehreren Zeugnissen hervorgehoben werden.

Vorstellungsgespräch

Das Vorstellungsgespräch
Machen Sie sich von einigen Kandidatinnen und Kandidaten der engeren Wahl ein persönliches Bild und verlassen sich nicht nur auf die schriftliche Bewerbung. Gleichzeitig geben Sie den Bewerberinnen und Bewerbern die Gelegenheit, Sie und Ihr Unternehmen kennenzulernen.

Die Einladung zum Bewerbungsgespräch erfolgt in der Regel per E-Mail oder telefonisch.

„Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“. Laden Sie schnell Sie die passendsten Kandidatinnen und Kandidaten ein, ehe diese sich für ein anders Angebot entscheiden. Konzentrieren Sie sich nicht ausschließlich auf die Top-Kandidatinnen und Kandidaten, sondern behalten Sie auch die prinzipiell gut geeigneten im Blick. Diese können Sie im nächsten Schritt oder auch parallel einladen.

Legen Sie fest, wer aus dem Unternehmen bei dem Vorstellungsgespräch dabei sein soll. Laden Sie diese Personen rechtzeitig ein und geben ihnen die Bewerbungsunterlagen zur Kenntnis.

Sehr hilfreich ist es, Ihre Fragen für das Bewerbungsgespräch in einem Gesprächsleitfaden festzuhalten. In gewissem Umfang erlaubt Ihnen dies, die verschiedenen Gespräche im Nachgang miteinander zu vergleichen. Die Fragen sollten Ihnen Aufschluss darüber geben können, wie weit die Bewerberin oder der Bewerber auf die angeboten Stelle und in Ihr Unternehmen passen würde.

Fragen zum persönlichen Bereich sollten Sie sorgfältig auswählen:

  • Zulässig sind Fragen, die auf (Aus-)Bildung, Berufssituation, Erfahrungen, Fähigkeiten und Fertigkeiten, nach Gründen zu Phasen der Arbeitslosigkeit, zu ausgeübten Nebentätigkeiten etc. gerichtet sind. Sie zielen darauf ab, ein vollständiges Bild im Hinblick auf die zu erwartende Arbeitsleistung und Integration in Ihren Betriebsablauf zu erhalten.
  • Unzulässig sind dagegen in der Regel Fragen, die sich zum Beispiel auf eine bestehende Schwangerschaft, Heiratspläne, Kinderwunsch, Vorstrafen, Religion, Mitgliedschaft in Gewerkschaften oder Vermögensverhältnisse beziehen.

Fünf Phasen des Vorstellungsgesprächs
Der klassische Ablauf eines Vorstellungsgesprächs umfasst fünf Phasen:

  • Der Gesprächsbeginn: Er soll vor allem helfen, eine angenehme Atmosphäre zu schaffen und Anspannungen mindern: Begrüßung und Vorstellung aller Gesprächsteilnehmenden; „Small Talk“
  • Die Selbstpräsentation der Bewerberin oder des Bewerbers: Stellen Sie eine relativ weit gefasste Frage, zum Beispiel zur Motivation, und lassen Sie die Kandidatin bzw. den Kandidaten zunächst frei erzählen. Ihre weiteren (Nach-)Fragen können sich aus dem Gespräch oder aus den Ihnen vorliegenden Unterlagen ergeben.
  • Gewinnung von Informationen zu Kompetenzen, Verhaltensweisen und Persönlichkeit. Auf der Grundlage Ihres Anforderungsprofils können Sie beispielsweise nach dem Verhalten in typischen Entscheidungssituationen Ihres Unternehmens fragen und so herausfinden, ob die Bewerberin oder der Bewerber von Ihnen präferierte Verhaltensweisen an den Tag legen würde.
  • Informationen über das Unternehmens: Hier können Sie testen, inwieweit sich die Kandidatin oder der Kandidat bereits ausführlich über Ihr Unternehmen informiert hat. An dieser Stelle können Sie aber auch über geplante Entwicklungen berichten oder die offene Stelle in den Gesamtzusammenhang stellen.
  • Gesprächsende: Gehaltsvorstellungen sollten zur Sprache kommen. In jedem Fall sollten Sie den weiteren Ablauf erläutern. Außerdem sollten Sie spätestens zu diesem Zeitpunkt der Kandidatin oder dem Kandidaten die Gelegenheit einräumen, selbst eigene Fragen zu stellen.

Der erste, gute Eindruck einer Bewerbung kann sich im persönlichen Gespräch schnell ins Gegenteil kehren. Umgekehrt können Sie im persönlichen Gespräch von mittelmäßig auf die vakante Stelle passenden Bewerberinnen und Bewerber durch besondere Soft Skills oder berufliche Erfahrungen überrascht werden. Zudem erhalten Sie durch die Gespräche einen guten Überblick der aktuell am Arbeitsmarkt verfügbaren Qualifikationen.

Ausführlicheres dazu finden Sie in der Handlungsempfehlung "Rekrutierungs- und Auswahlverfahren für Fachkräfte".

Weitere Personalauswahlverfahren
Für die Entscheidungsfindung setzen einige Unternehmen zusätzlich weitere Verfahren ein.  Zu den Auswahlverfahren, die auch von kleinen und mittleren Unternehmen mit relativ geringem Aufwand umgesetzt werden können, gehören

  • Arbeitsproben – beispielsweise in Form einer Produkt- oder Planerstellung: Eine solche anfertigen zu lassen, kann sinnvoll sein, um sich von der Arbeitsweise der Fachkraft einen konkreten Eindruck zu verschaffen.
  • Präsentationen: Die Kandidatinnen oder Kandidaten stellen nach kurzer Vorbereitungszeit ihren Lösungsvorschlag zu einem unternehmenstypischen Problem vor.
  • Gruppendiskussionen: Sie zielen vor allem darauf ab, das Kommunikationsverhalten zu testen.
  • Hospitationen: Bewerberinnen und Bewerber können bei einem oder wenigen Probearbeitstagen feststellen, ob ihnen die Aufgabe zusagt. Im gleichen Zug können Sie feststellen, ob diese Person zu Ihnen und Ihren Anforderungen passt.

Einstellung

Zeitnah nach dem Bewerbungsgespräch sollten Sie Ihre Entscheidung fällen. So ist der Eindruck noch frisch, den die Kandidatinnen und Kandidaten hinterlassen haben. Für Ihre Entscheidung können Sie die am Anfang entwickelte Gewichtung Ihrer Kriterien, aber auch Ihr „Bauchgefühl“ zurate ziehen.

Bieten Sie der Ausgewählten oder dem Ausgewählten nun möglichst rasch einen Arbeitsvertrag an, damit sie oder er sich nicht anderweitig bindet.

Nach Unterzeichnung des Arbeitsvertrags sollten diejenigen, die nicht ausgewählt wurden, ein Absageschreiben erhalten. Ein Muster dafür finden Sie in der Handlungsempfehlung "Rekrutierungs- und Auswahlverfahren für Fachkräfte".

Sie sollten überlegen, mit denjenigen in Kontakt zu bleiben, die jetzt zwar abgelehnt wurden, aber für die Stelle in Frage gekommen wären oder deren Profile Sie grundsätzlich interessant bleiben. Formulieren Sie in dem Ablehnungsschreiben ein entsprechendes Angebot und setzen es dann auch um. Beispielweise können Sie jede passende Stellenausschreibung per Mail oder den Firmennewsletter an diese Personen schicken. Oder Sie können sie zu einem Kunden- oder Firmenevent einladen.

Die neue Fachkraft integrieren
Sie können Ihrer neuen Fachkraft die ersten Arbeitstage erleichtern: Begrüßen Sie sie, stellen Sie sie im Unternehmen vor. Eine gute Willkommenskultur im Unternehmen legt die Basis für die Bindung der neuen Mitarbeiterin bzw. des neuen Mitarbeiters. Ganz besonders bei internationalen Fachkräften gilt es, sie in den ersten Tagen und Wochen zu unterstützen.

Eine Mappe mit allen wichtigen Informationen zum Unternehmen, den Prozessen und wichtigsten Ansprechpartnern hilft bei der ersten Orientierung. Für den Einstieg ist es häufig sinnvoll, eine Mentorin oder einen Mentor für die neue Fachkraft zu benennen.

Ist eine systematische Einarbeitung und/oder eine Weiterbildung vorgesehen, sollten Sie dafür mit der neuen Fachkraft spätestens in den ersten Tagen im Unternehmen einen entsprechenden Zeitplan verabreden.

Erkundigen Sie sich nach einigen Wochen, wie sich Ihre neue Fachkraft eingelebt hat. Und geben Sie umgekehrt ein Feedback, wie zufrieden Sie mit Ihrer Personalauswahl sind.

Weiterführende Informationen

Links

  • ESF-Projekte managen – Erfolg sichern: Das Internetportal des vom Ministerium für Arbeit und Sozialordnung, Familien und Senioren Baden- Württemberg geförderten Projekts liefert unter anderem Anleitungen zum Thema „Personalauswahlverfahren“. (zur Webseite)
  • Mitarbeiterempfehlungen als Rekrutierungsinstrument: Die Seite der Deutschen Gesellschaft für Personalführung e. V. enthält Hinweise zu Mitarbeiterempfehlungen als Rekrutierungsmaßnahme (zur Webseite)
  • Personalbeschaffung/-auswahl und Einsatz: Das Online-Kompendium perso-net informiert detailliert über die Einarbeitung neuer Mitarbeiter, Potenzialanalyse, Praktika und vielen verwandten Themen rund um die Rekrutierung. (zur Webseite)
  • Ratgeber "Ausbildung, Job - und dann?": Ratgeber zum Start in die berufliche Weiterbildung. Die Ratgeberbroschüre zur beruflichen Weiterbildung informiert umfassend über Weiterbildungsmöglichkeiten und beantwortet kompakt und verständlich die wichtigsten Orientierungs- und Einstiegsfragen. (zur Webseite)

Literatur

  • Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.V. (BITKOM) (Hrsg.) (2010, Berlin) Leitfaden Social Media (Stand 25.01.2013)
  • Dietz, M./Rottger, Ch./Szameitat, J. (IAB-Kurzbericht 26/2011, Nürnberg)Neueinstellungen gelingen am besten über persönliche Kontakte (Stand 25.01.2013)
  • Weitzel, T. et al. (2012, Eschborn)bewerbungs-praxis – Management-Zusammenfassung (PDF - 450 KB) (Stand 25.01.2013)
  • RKW Rationalisierungs- und Innovationszentrum der Deutschen Wirtschaft e. V. (Hrsg.) (2014, Eschborn) Fachkräfte finden & binden – Vielfalt nutzen (Stand 01.12.2014)

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