Auszubildende

Auszubildende einstellen und zu passenden Nachwuchskräften ausbilden

Hat sich Ihr Unternehmen entschieden, seinen Fachkräftenachwuchs selbst auszubilden, gilt es, geeignete Auszubildende zu finden und einzustellen. Ein paar Besonderheiten und zusätzliche Möglichkeiten zur Rekrutierung sind dabei zu beachten: Haben Sie es beispielsweise mit Minderjährigen zu tun, müssen Sie Erziehungsberechtigte einbinden. Sehr häufig kommen die Jugendlichen zunächst zu einem Schülerpraktikum in Ihr Unternehmen – damit steht Ihnen ein erfolgsversprechender Rekrutierungsweg zur Verfügung. Vertiefende Erläuterungen, wie Sie  Auszubildende rekrutieren können, finden Sie in der gleichnamigen Handlungsempfehlung.

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Vorteile

Angesichts der demografischen Entwicklung wird es für viele Unternehmen bereits jetzt zunehmend schwieriger, geeignete Auszubildende zu finden. Zudem sind die Jugendlichen oft noch sehr unerfahren, was Regularien und Vertragsabschlüsse angeht. Daher profitieren alle Beteiligten davon, wenn die Auswahl und das Einstellungsverfahren gut vorbereitet sind und für alle nachvollziehbar vonstattengehen. Ihre Vorteile:

  • Kosten senken: Je gezielter Sie suchen, desto geringer ist Ihr Aufwand für das Finden, Auswählen und Einstellen der Auszubildenden.
  • Passgenauigkeit erhöhen: Sie sollten in der Ausbildungsbeschreibung klar darstellen, was Sie den Auszubildenden anbieten und was Sie von ihnen verlangen. So erhöhen Sie die Chance, dass sich gut geeignete Jugendliche bewerben.
  • Arbeitgeberattraktivität steigern: Führen Sie Ihr Rekrutierungs- und Auswahlverfahren professionell durch, zeichnen Sie - auch gegenüber potenziellen Fach- und Führungskräften – ein positives Arbeitgeberbild von sich.

Drei Schritte zu passenden Auszubildenden

  1. Personalbedarf und Anforderungen klären: Im ersten Schritt sollten Sie möglichst genau klären, für welche Tätigkeiten Sie mittelfristig Fachkräfte benötigen werden, für welche Ausbildungsberufe Sie (daher) Lehrstellen anbieten wollen und welche Anforderungen Sie an die Bewerberinnen und Bewerber stellen.
  2. Freie Ausbildungsplätze bewerben: Je früher Jugendliche sich beruflich orientieren, desto größer sind die Chancen, dass sie sich für Ausbildungsplätze gewinnen lassen. Werben Sie beispielsweise in Schulen schon in niedrigen Jahrgangsstufen für Ihre Branche und wecken Sie bei den Kindern und Jugendlichen Interesse für eine duale Ausbildung. Im zweiten Schritt geht es um die Werbung für Ihre Ausbildungsberufe und die Verbreitung der konkreten Ausbildungsplatzangebote.
  3. Passende Auszubildende auswählen und einstellen: Passende Auszubildende auswählen und einstellen)Für den Abgleich Ihrer Erwartungen an die Auszubildenden und dem, was die Bewerberinnen und Bewerber mitbringen, sollten Sie Kriterien zugrunde legen. Unterscheiden Sie zwischen unverzichtbar und wünschenswert.

Zu Fragen des Rekrutierungs- und Auswahlprozesses allgemein informiert Sie die Handlungsempfehlung Rekrutierungs- und Auswahlverfahren für Fachkräfte.

Personalbedarfsplanung

Auf der Grundlage Ihrer Personalbedarfsplanung können Sie absehen, wann welche Fachkräfte ausscheiden und Sie geeignete Nachwuchskräfte benötigen. Sollen diese durch eine duale Ausbildung in Ihrem Unternehmen entwickelt werden, sollten Sie eine ausreichende Vorlaufzeit einplanen. Die Rekrutierung von Auszubildenden nimmt häufig bis zu einem Jahr in Anspruch.

Wenn sich die Frage stellt, welche dualen Ausbildungsberufe in Ihrem Unternehmen angeboten werden sollen, kann Ihnen BERUFENET, die Datenbank der Bundesagentur für Arbeit, einen Überblick geben. Mit Hilfe dieser Datenbank können Sie auch prüfen, ob die bisher angebotenen Ausbildungsberufe noch die richtigen für Ihr Unternehmen sind. Sie erhalten dort Kurzbeschreibungen der Berufsbilder und ihre Zuordnung zu Berufsfeldern.

Sie sollten auch sicher sein, dass Ihr Unternehmen die organisatorischen, fachlichen und personellen Voraussetzungen für die entsprechenden Ausbildungen erfüllen kann. Mehr dazu finden Sie in der Handlungsempfehlung Duale Berufsausbildung.

Haben Sie Ihren Personalbedarf und die betrieblichen Voraussetzungen geklärt, können Sie festlegen,

  • wie viele Ausbildungsplätze
  • für welche Ausbildungsberufe
  • zu welchem Zeitpunkt ihr Unternehmen anbieten möchte.

Die Anforderungen beschreiben
Um zielgerichtet rekrutieren zu können, sollten Sie zu Beginn ein möglichst präzises Ausbildungsprofil erstellen. Dieses ergibt sich teilweise aus den Ausbildungsordnungen, kann aber durch unternehmensspezifische Erfordernisse angereichert und präzisiert werden. An diesem Punkt sollten Sie auch überlegen, ob ein Duales Studium für diese Ausbildung sinnvoll ist und ob Sie es anbieten wollen. Informationen zum Dualen Studium finden Sie in der Handlungsempfehlung.

Anschließend sollten Sie definieren, welche Anforderungen an die Bewerberinnen und Bewerber mit dem Ausbildungsprofil verbunden sind. Je konkreter Ihre Vorstellungen von den künftigen Auszubildenden sind, desto eher können Sie Kriterien für die Auswahl ableiten. Die Kriterien sollten Sie gewichten nach Muss-  oder Soll-/Kann-Kriterien.

Ein Kriterienkatalog könnte umfassen:

  • Lernbereitschaft
  • Motivation, diesen Beruf zu erlernen
  • Art des (angestrebten)Schulabschlusses (z. B. Real-, Hauptschulabschluss)
  • Mindestens erreichter Notendurchschnitt (Abschluss- oder Bewerbungszeugnis): beispielsweise Note 3
  • Gute Noten in bestimmten Fächern (z. B. Mathematik, Deutsch, Sport
  • EDV-Kenntnisse
  • Schnelles Auffassungsvermögen
  • Persönliches Engagement in…
  • Soziale Kompetenzen im Hinblick auf…

Leistungsstarke Auszubildende in vielen Gruppen finden
Aus dem Anforderungsprofil ergibt sich, welche Jugendlichen Sie vorrangig ansprechen wollen: Je nach gewünschter Vorbildung werden Sie sich gegebenenfalls auf bestimmte Schultypen konzentrieren. Die unterschiedlichen Erfahrungen und Potenziale der Schulabgängerinnen und Schulabgänger wirken sich möglicherweise auf die Art der Ausbildung aus, die Sie anbieten wollen: „klassische“ Duale Ausbildung oder Duales Studium beispielsweise. Informieren Sie sich über die Potenziale der Schulabgänger.

Passende Auszubildende zu finden, ist die Herausforderung. Viele junge Menschen haben Potenzial, das vielleicht erst auf den zweiten Blick erkannt wird. Sie sollten daher auch diese Zielgruppen stärker in den Blick nehmen:

  • Migrantinnen und Migranten:  Sie stellen ein großes Potenzial für duale Ausbildungen dar. Viele der 15,7 Millionen Menschen in Deutschland mit ausländischen Wurzeln sind hier geboren und sprechen Deutsch als zweite Muttersprache. Bisher absolvieren weit weniger von ihnen eine Berufsausbildung als deutschstämmige Jugendliche. Mehr dazu
  • Weniger leistungsstarke Jugendliche:  Viele, die keine guten Schulnoten vorzuweisen haben, entwickeln oft in der dualen Ausbildung erstaunliche Leistungen. Mehr dazu und den Potenzialen der verschiedenen Zielgruppen finden unter Studie zur Ausbildung im Mittelstand.
  • Jugendliche aus dem europäischen Ausland: Sie sind oft besonders motiviert. Mit dem mutigen Schritt, für eine Ausbildung ihr Heimatland zu verlassen, beweisen sie Stärke und Glauben an ihre berufliche Zukunft. Informationen dazu finden Sie unter „The Job of my Life“.
  • Studienabbrecherinnen und Studienabbrecher: Häufig brechen junge Menschen ein Studium ab, weil es ihnen zu theorielastig ist. Sie sind sehr motivierte und oft auch „reifere“ Bewerberinnen und Bewerber für Ausbildungsplätze.

Bewerbung

Ausbildungsplätze werden immer früher angeboten, oft schon direkt nach Beginn des Ausbildungsjahres für das kommende. Beginnen Sie daher frühzeitig mit der Bewerbung Ihrer Lehrstellen, die Sie besetzen wollen.

Noch erfolgversprechender ist es, Jugendliche schon einige Zeit vor ihrer Berufswahl für das eigene Unternehmen und die dort möglichen Ausbildungsberufe zu begeistern.

Berufsorientierung im Betrieb anbieten
Jugendliche haben selten konkrete Vorstellungen von den Inhalten und Aufgaben in  Ausbildungsberufen. Um ihnen die richtige Berufswahl zu erleichtern, engagieren sich unter anderem Schulen, Kammern und Verbände für eine frühe Berufsorientierung. Als ausbildendes Unternehmen können Sie sich in die Berufsorientierung vor Ort einklinken. Zeigen Sie so konkret wie möglich, was Auszubildende in Ihren Ausbildungsberufen erwartet. Die Möglichkeiten dafür sind vielfältig:

  • Kooperation mit Schulen: Dieser Weg sichert Ihnen langfristige und nachhaltige Kontakte zu potenziellen Auszubildenden und ihren Lehrerinnen und Lehrern. Sie können so auf unterschiedliche Weise nachhaltig für Ihre Ausbildungsberufe und Ihr Unternehmen werben.
  • Schülerpraktika: In vielen Lehrplänen sind Schülerpraktika Pflicht, meistens in der 7. bis 9. Klasse. Nutzen Sie diese Gelegenheit, Jugendlichen Ihre Tätigkeitsfelder konkret zu zeigen und sie für Ihre Berufe zu begeistern. Gleichzeitig haben Sie die einmalige Chance, die Fähigkeiten der jungen Leute kennen zu lernen. Gleiches können Sie erreichen, wenn Sie Ferienjobs oder freiwillige Praktika anbieten.
  • Zukunftstag für Mädchen und Jungen (früher Girls’ Day und Boys‘ Day): Bei diesen jährlichen Aktionstagen öffnen Unternehmen ihre Tore, um Jugendlichen einen Einblick in ihre Arbeitswelt zu ermöglichen. Mädchen sollen vor allem für technisch-naturwissenschaftliche Berufe, Jungen für soziale und gesundheitliche Berufe interessiert werden. Termine und Ihre Möglichkeiten zum Mitmachen erfahren Sie auf den Websites des Girls‘ Day beziehungsweise Boys‘ Day.
  • Ausbildungsmessen: Sie bieten Ihnen die Gelegenheit, sich als Ausbildungsbetrieb zu präsentieren und Interessierte direkt anzusprechen. Sie finden deutschlandweit statt, Veranstalter sind häufig Kommunen, die Kammern oder regionale Wirtschaftsvereinigungen.

Verbreitung von Ausbildungsplatzangeboten
Sehr häufig finden Unternehmen neue Auszubildende über die oben beschriebenen Wege oder über persönliche Kontakte– zum Beispiel aus der Belegschaft.

Wollen Sie eine Stellenanzeige schalten, so erhalten Sie Tipps und Hinweise für die Gestaltung und geeignete Verbreitungswege unter Rekrutierung von Fachkräften.

Für die gezielte Ansprache der Jugendlichen sind vor allem elektronische Kanäle sehr geeignet. Besonders erfolgreich ist bei den 14- bis 29-Jährigen auch die Rekrutierung über Social Media.

Einstellung

Das übliche Vorgehen bei der Personalauswahl – Sichtung der Bewerbungsunterlagen und Einladung einiger Bewerberinnen und Bewerber zum Bewerbungsgespräch – ist auch bei der Besetzung von Ausbildungsstellen sinnvoll.

Vorauswahl
Die Kriterien, nach denen Sie Bewerbungen beurteilen können, haben Sie schon bei der Beschreibung des Anforderungsprofils benannt. Es lohnt sich, die Bewerbungsunterlagen auch im Hinblick auf die angestrebte Ausbildung zu bewerten: Beispielsweise sind bei manchen Ausbildungsberufen Fähigkeiten in der schriftlichen Kommunikation weniger gefragt. Bewerbungen mit Mängeln in diesem Bereich können somit trotzdem interessant sein.

Abgesehen von Ihrer Einschätzung dazu, ob die Bewerberin oder der Bewerber die fachlichen Voraussetzungen für die Ausbildung mitbringt, sollten Sie auch die persönlichen Voraussetzungen einschätzen. Dazu gibt das Motivations- oder Bewerbungsschreiben Anhaltspunkte, die Sie im persönlichen Gespräch vertiefen und überprüfen können.

Bewerbungsgespräch und weitere Auswahlverfahren
Ein Bewerbungsgespräch mit Auszubildenden läuft im Prinzip „klassisch“ ab.

Ein wesentlicher Unterschied besteht darin, dass Sie keine berufsspezifischen Kenntnisse erwarten sollten. Vielmehr geht es darum,

  • einen Eindruck von den sozialen und persönlichen Kompetenzen zu gewinnen und so abzuschätzen, wie gut sich die- oder derjenige in den Betrieb und die Ausbildung einfügen kann.
  • mehr über Motivation und Leistungsbereitschaft zu erfahren. Wie stellen sich die Auszubildenden ihren weiteren Berufsweg vor? Betrachten sie die Ausbildung als Grundlage oder ist sie eine Zwischenstation zu einem akademischen Beruf?
  • Wie stehen die Familie, die Freunde zu dem angestrebten Ausbildungsberuf? Auch das gibt Aufschluss über die Motivation.
  • die Leistungsfähigkeit einzuschätzen. Manche erforderlichen Kompetenzen können Sie überhaupt nicht oder nur teilweise aus Zeugnissen ablesen, beispielsweise das räumliche Vorstellungsvermögen. Hier können kleine Übungsaufgaben in das Gespräch eingebaut werden.

Unter Umständen bietet es sich an, zusätzliche Auswahlverfahren einzusetzen, beispielsweise Ausbildungstests oder kleine Übungsaufgaben. Das kann auch bedeuten, dass die oder der Jugendliche einen oder wenige Tage in Ihrem Unternehmen hospitiert. So gewinnen Sie und die oder der Auszubildende größere Sicherheit für die Entscheidung.
Einen Leitfaden zu den Besonderheiten eines Bewerbungsgesprächs mit Auszubildenden bietet die IHK Potsdam an.

Einstellung und Integration
Haben Sie sich für eine Auszubildende oder einen Auszubildenden entschieden, schließen Sie einen Ausbildungsvertrag. In der Handlungsempfehlung Duale Berufsausbildung finden Sie Informationen zu den formalen Anforderungen an den Vertragsabschluss.

Erleichtern Sie Ihren Auszubildenden den Einstieg, indem Sie sie am ersten Tag begrüßen, im Betrieb vorstellen und ihnen feste Ansprechpartnerinnen oder -partner benennen. Das können die jeweiligen Ausbilderinnen oder Ausbilder sein, aber auch andere Beschäftigte, die sich als Mentorinnen und Mentoren zur Verfügung stellen. So legen Sie den Grundstein für einen erfolgreichen Abschluss der dualen Ausbildung. Was Sie darüber hinaus während der Ausbildung tun können, erfahren Sie in der Handlungsempfehlung zur Dualen Berufsausbildung.

Weiterführende Informationen

Links

  • Bundesinstitut für Berufsbildung: Die Internetseite enthält (Hintergrund-)Informationen zu Ausbildungsberufen, -dauer und -inhalten, Umsetzungshilfen und Praxistipps (zur Webseite)
  • Berufliche Bildung - Praktisch unschlagbar: Das Portal der Initiative von BMWi und BMBF zur beruflichen Bildung stellt Informationen rund um die duale Ausbildung zusammen (zur Webseite)
  • Deutschen Gesellschaft für Personalführung e. V.: Die Website gibt Hinweise zu Mitarbeiterempfehlungen als Rekrutierungsmaßnahme (zur Webseite)
  • AusbildungPlus: Das Portal des Bundesinstituts für Berufsbildung bietet Ausbildungsbetrieben und Jugendlichen einen bundesweiten Überblick über Ausbildungsangebote mit Zusatzqualifikation und duale Studiengänge sowie Informationen rund um die Berufsausbildung (zur Webseite)
  • Stark für die Ausbildung: Das Projekt richtet sich an das Ausbildungspersonal in kleinen und mittleren Unternehmen und qualifiziert für den kompetenten Umgang mit Persönlichkeitsdefiziten der Zielgruppe, die spezifische Förderung lernschwacher Auszubildender und die Unterstützung der betrieblichen Sozialisation der Zielgruppen (zur Webseite)
  • Liste der wichtigsten dualen Ausbildungsberufen (zur Liste)
  • Ratgeber "Ausbildung, Job - und dann?" (zum Ratgeber)

Literatur

  • IHK Potsdam (Hrsg.) (o. J.): Die richtige Auszubildendenauswahl – Leitfaden für ein Bewerbungsgespräch mit Ausbildungsplatzbewerbern [Stand 17.10.2012] (zum PDF)

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