Personalführung

Für den Erfolg Ihres Unternehmens benötigen Sie Führungskräfte, die die Motivation und Leistungsfähigkeit Ihrer Beschäftigten sicherstellen. Wenn sich Arbeitsprozesse und Anforderungen verändern, zum Beispiel durch die Digitalisierung, entscheidet Führung, ob und wie die Beschäftigten die Veränderungen annehmen. Mit Blick auf Fachkräfteengpässe und abnehmende Bewerberzahlen wird es dabei immer wichtiger, die Interessen der Belegschaft in Ihrer Personalführung zu berücksichtigen – schließlich binden Sie so Ihre Beschäftigten an das Unternehmen und stellen sich attraktiv für potenzielle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf.

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Vorteile

Ein bewusster Umgang mit Ihrem Personal kann häufig auch ohne größere Investitionen zu spürbaren Erfolgen führen:

  • Engagement und Betriebsbindung steigern: Beschäftigte, deren Wünsche und Erwartungen bei Ihnen ein offenes Ohr finden, sind in der Regel gern bereit, Verantwortung zu übernehmen und sich mit voller Kraft für das Unternehmen zu engagieren. Sie sind dem Unternehmen meist besonders verbunden.
  • Flexibilität und Arbeitsqualität verbessern: Nutzen und entwickeln Sie die Fähigkeiten und Kompetenzen Ihrer Belegschaft. Mit flexibel einsetzbaren und bedarfsgerecht qualifizierten Fachkräften fällt es Ihnen leichter, neue unternehmerische Herausforderungen zu meistern, Prozesse stabiler zu gestalten und Ihren Output zu verbessern.
  • Rekrutierungserfolge unterstützen: Wie bei Ihnen geführt wird, spricht sich herum. Mit einer Führungspraxis, die die Interessen Ihrer Beschäftigten berücksichtigt, wird Ihr Betrieb attraktiver für Bewerberinnen und Bewerber.
  • Gesundheit Ihrer Beschäftigten fördern: Besonders bei körperlich und psychisch anstrengenden Tätigkeiten hilft eine gesundheitsförderliche Führung dabei, dass Ihre Beschäftigten leistungsfähig bis zur Rente arbeiten können.

Bestandsaufnahme

Wie ist es bei Ihnen um die Personalführung bestellt? In welchen Ihrer Unternehmensbereiche besteht konkreter „Lenkungsbedarf“? Mit einer Bestandsaufnahme, die an bestehenden Problemen ansetzt, fördern Sie auch die Akzeptanz für Ihr Vorhaben.  Um sich ein Bild über die aktuelle Führungssituation zu verschaffen, können Sie in zwei Schritten vorgehen:

Führungsstrukturen beleuchten

Schritt eins der Bestandsaufnahme besteht in einer kompakten Darstellung Ihrer Führungsstrukturen: Erstellen Sie ein Organigramm, das die Verantwortungsbereiche entsprechend der hierarchischen Position abbildet. 

Probleme der Personalführung erfassen

In Schritt zwei untersuchen Sie bestehende Probleme, die mit der Führungspraxis zusammenhängen könnten. Signale für eine noch nicht optimale Führung sind beispielsweise:

  • unnötige Steuerungsprobleme in der Leistungskette,
  • eine steigende Fehlerhäufigkeit (mangelnde Liefertreue, Ausschuss),
  • hohe oder steigende Fluktuation oder Fehlzeiten.

Sprechen  Sie gemeinsam  mit Ihren Führungskräften und betroffenen Beschäftigten offen an, wo Defizite wahrgenommen werden. Strukturieren Sie die Eindrücke Ihrer Beschäftigten, zum Beispiel indem Sie folgende Fragen selbst beantworten: 

  • Wo treten Probleme mit der Führungssituation in Ihrem Betrieb auf? Sind bestimmte Abteilungen oder hierarchische Ebenen besonders betroffen?
  • Lassen sich mehrere Probleme thematisch oder sachlich zusammenfassen? 
  • Gibt es Wechselwirkungen zwischen Problemen, die sachlich nicht unmittelbar zusammen gehören (z. B. „niedrige Kundenzufriedenheit“ und „geringer Informationsfluss“)
  • Welche Probleme sind am dringlichsten, welche am schwerwiegendsten?

Häufig resultieren Probleme in der Personalführung aus einer Überlastung der Führungskräfte. Um dieses Problem zu bestätigen oder auszuschließen, hilft eine solide Übersicht darüber, wie viel Zeit den Führungskräften für Führungsaufgaben bleibt. Aufschluss geben etwa die Leitungsspanne, Funktions- und Aufgabenbeschreibungen sowie individuelle Personalgespräche.

Führungskräfte unterstützen

Sie können die Führungspraxis schon dadurch positiv beeinflussen, dass Sie Ihre Führungskräfte unterstützen. Beispiele für solche Unterstützungsangebote sind:

  • Schaffen Sie Möglichkeiten für Kompetenzentwicklung: Sollen Führungskräfte die Potenziale ihrer Beschäftigten stärker nutzen und entfalten? Dann brauchen sie genaue Kenntnisse über Aufgabenprofile und Qualifikationen der Beschäftigten. In regelmäßigen Mitarbeitergesprächen nach einheitlichen Standards können beispielsweise Entwicklungsziele und -wege festgehalten werden. Gleichfalls benötigen Ihre Führungskräfte aber auch zeitliche Spielräume für die Kompetenzentwicklung ihrer Teams.
  • Verlagern Sie Kompetenzen: Sie entlasten Ihre Führungskräfte, wenn Sie Aufgaben und Verantwortung an Ihre Beschäftigten und Teams delegieren. Dies kann beispielsweise die tägliche Aufgabenverteilung betreffen. In vielen Fällen kann mit dem Delegieren von Aufgaben und Verantwortung die Arbeitsqualität steigen. Zwar ist dennoch eine Führungskraft erforderlich, aber häufig ist damit auch eine Zeitersparnis für die Führungskraft verbunden.

Kommunikation und Wertschätzung

Zuverlässige und ausgebaute Kommunikationsbeziehungen sind die Basis für eine gute Führung – insbesondere bei vielfältigen Belegschaften und zunehmenden Fachkräfteengpässen. Mit ausreichend Zeit und geeigneten Strukturen können Ihre Führungskräfte auf die unterschiedlichen Leistungsvoraussetzungen und Motivationen ihrer Beschäftigten eingehen. Externe Unterstützung dafür bieten auch Kammern und Verbände, aber auch freie Beraterinnen und Berater. Folgende Bereiche sind für eine professionelle Kommunikation besonders wichtig: 

  • Feste Kommunikationsstrukturen: Regelmäßige Informationsrunden und Teammeetings helfen dabei, dass der Austausch zwischen Führungskraft und Beschäftigten im Trubel des Tagesgeschäfts nicht vergessen wird.  Kurze (etwa zehnminütige) Team-Gesprächsrunden können dazu beitragen, die Kommunikation zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitenden spürbar zu verbessern: Die Gesprächspartner besprechen einmal täglich oder bei Schichtübergabe anliegende Aufgaben und tauschen Informationen aus. Dabei kann es beispielsweise um die Verteilung der Aufgaben und Zusammenarbeit zwischen den Kolleginnen und Kollegen gehen, um die Arbeitsleistung oder auch um konkrete Probleme und Bedürfnisse der Beschäftigten.
  • Feedback und Wertschätzung: Führungskräfte sollten ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern regelmäßig Feedback geben. Dafür sollten sie in der Lage sein, ihren Standpunkt in Frage zu stellen, eine gleichberechtigte Kommunikation zuzulassen und die Sicht des Gesprächspartners zu berücksichtigen. Die Fachkräfte erfahren auf diese Weise Wertschätzung, was wiederum ihre Motivation erhöht.
  • Dialogfähigkeit bei der Definition von Leistungsvorgaben: Führungskräfte sind angehalten, Ziele und Leistungsvorgaben des Verantwortungsbereichs zu erreichen. Für die Umsetzung haben sie aber meist Handlungsspielräume. In Mitarbeitergesprächen oder -befragungen sowie in Teamsitzungen können Fragen der individuellen Arbeitsbelastung, der Leistungserbringung sowie notwendige Voraussetzungen und Maßnahmen thematisiert werden.   
  • Vorbildrolle von Vorgesetzten: Für den Arbeitsalltag innerhalb der Bereiche ist die Art und Weise prägend, wie Vorgesetzte sich Problemen stellen und mit ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern umgehen: Ihr Arbeitsverhalten, ihre Erwartungen und ihr Sicherheitsgefühl orientieren sich daran.

Personalentwicklung

Unterstützen Sie ihre Beschäftigten dabei, ihre Kompetenzen im Unternehmen weiter zu entwickeln. Dadurch erweitern Sie ihre Einsatzmöglichkeiten und erhöhen die Zufriedenheit Ihrer Beschäftigten. Thematisieren Sie in Mitarbeitergesprächen die weitere Laufbahn der Beschäftigten und erfragen Sie Entwicklungswünsche. 

Entscheidend für das tagtägliche Dazulernen Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist jedoch die Arbeitsorganisation und -gestaltung in Ihrem Betrieb. Sie kann dabei helfen, dass Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verändernde Arbeitsanforderungen bewältigen, flexibel einsetzbar sind und eigene Ideen zur Verbesserung der Abläufe einbringen. Neben wechselnden Tätigkeiten und neuen fachlichen Herausforderungen gibt jedoch noch weitere Kriterien, die für eine lernförderliche Gestaltung der Arbeit sorgen:

  • Selbstständigkeit bei der Arbeit: Gewähren Sie Ihren Beschäftigten Spielräume bei der Planung der Arbeitsschritte, der zeitlichen Gestaltung oder der Wahl eingesetzter Arbeitsmittel an.
  • Partizipation der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter: Besonders lernförderlich ist es, wenn Beschäftigte beispielsweise bei der Aufgabenverteilung und Arbeitsorganisation mitwirken können.
  • Kommunikation und Kooperation: Der Personalentwicklung kommt es zugute, wenn ein Erfahrungsaustausch mit Kolleginnen und Kollegen sowie Vorgesetzten möglich ist.
  • Feedback und Information: Geben Sie Ihren Teammitgliedern regelmäßig Feedback zu den Arbeitsergebnissen.
  • Arbeitsumgebung: Auch die Verfügbarkeit von Lehr- und Informationsmitteln unterstützt das Lernen während der Arbeit.

Ihre Angebote zur beruflichen Weiterentwicklung sollten allerdings zur individuellen Lebenssituation passen. Dies betrifft beispielweise persönliche Belange der Kinderbetreuung und Pflege Angehöriger, die besonderer betrieblicher Lösungen bedürfen.

Gesundheitsmanagement

Sichern Sie die Gesundheit Ihrer Belegschaft und vermeiden Sie dauerhafte Fehlbeanspruchungen. Zentraler Ansatzpunkt hierfür ist der gesetzliche Arbeitsschutz. Dieser gibt Vorgesetzten wichtige Instrumente und Informationen an die Hand, die Sie beim Personaleinsatz und der Wahrnehmung Ihrer Aufsichtspflichten unterstützen.

  • Gefährdungsbeurteilung: Die gesetzlich vorgeschriebene Gefährdungsbeurteilung stellt Ihnen Wissen über die arbeitsbedingte Gefährdungen in Ihrem Verantwortungsbereich zur Verfügung. Neben körperlichen Belastungen geraten auch die psychischen Belastungen ins Blickfeld der Aufmerksamkeit.
  • Belastungsdokumentationssysteme: Solche Systeme lassen sich nutzen, um Arbeitsplätze stärker als bislang an die Möglichkeiten und Bedürfnisse aller Altersgruppen anzupassen. Vorgesetzten bieten sie eine Hilfestellung für den Einsatz von Personal, insbesondere für Fachkräfte mit eingeschränkter Leistungsfähigkeit.  

Führungskräfte haben im Unternehmen eine Schlüsselstellung hinsichtlich der Gestaltung von Arbeitsprozessen und der Zusammenarbeit. Sie sollten für Gesundheitsthemen sensibilisiert werden und auf ein gutes Arbeitsumfeld und ein gesundes Arbeitsverhalten in Ihrem Arbeitsbereich hinwirken. Dies kann sich auch auf Themen wie zum Beispiel gesundes Verhalten beziehen. Für den Einstieg in dieses Thema bieten sich unter anderem externe Angebote beispielsweise von Krankenkassen und privaten Trägern an.

Weiterführende Informationen

  • Institut für Arbeitsmedizin, Sicherheitstechnik und Ergonomie e.V. (zur Webseite)

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