Flexible Arbeitszeitmodelle

Attraktiver dank flexibler Arbeitszeiten

Der starre „Acht-Stunden-Job“ ist auf dem Rückzug: Vor allem erfolgreiche Mittelständler setzen auf flexible Arbeitszeitmodelle und sichern sich so einen Vorsprung für ihre Fachkräftegewinnung und Personalbindung.

Um Beruf und Familie besser vereinbaren zu können, fragen immer mehr Fachkräfte schon bei der Bewerbung nach flexiblen Arbeitszeitmodellen im Unternehmen. Die Anforderungen an die Arbeitszeit verändern sich im Laufe des Berufslebens: Familienpflichten, eine berufliche Weiterbildung, weite Anfahrtswege zur Arbeitsstelle, Außendienst oder einfach der Wunsch nach mehr Zeit für Ehrenamt und Hobbies fließen hier ein. Mit einem Angebot an Ihre Fachkräfte, Beruf und Privates „unter einen Hut“ zu bekommen, können Sie motivierte, zuverlässige und zufriedene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gewinnen.

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Vorteile

Eine flexible Arbeitszeitgestaltung verbessert nachhaltig die Arbeitsbedingungen und erhöht die Zufriedenheit der Arbeitskräfte. So können Sie Beschäftigte im Unternehmen halten, die sonst ihre Erwerbstätigkeit einschränken, unterbrechen oder sogar aufgeben müssten. Selbstständige und flexible Zeitplanung gehört zu den wichtigsten Kriterien für die Auswahl eins Arbeitsplatzes und erhöht daher Ihre Arbeitgeberattraktivität.

Eine flexible Arbeitszeitgestaltung erlaubt es, Arbeitskraft dann einzufordern, wenn die Auftragslage es verlangt und Freizeitausgleich zu geben, wenn weniger Arbeit anfällt. Ihr Unternehmen kann so einen größeren Spielraum beim Personaleinsatz wahrnehmen und konjunkturelle Schwankungen leichter abfedern. Dies sichert Arbeitsplätze und Wettbewerbsfähigkeit auch bei kritischer Auftragslage und erhält Wissen für den wirtschaftlichen Aufschwung.

Öffnungs- und Produktionszeiten können ausgedehnt werden. Flexible Arbeitszeitmodelle ermöglichen Ihnen, Ansprech- und Produktionszeiten zu verlängern.

Folgende flexible Arbeitsmodelle sind bei kleinen und mittleren Unternehmen verbreitet und haben sich bewährt:

  • Teilzeit
  • Gleitzeit
  • Arbeitszeitkonten
  • Vertrauensarbeitszeit
  • Jobsharing
  • Telearbeit / Home-Office

Vorgehen

Die wichtigste Voraussetzung für jede Art der Arbeitszeitflexibilisierung ist, dass die Arbeitszeit und gegebenenfalls auch der Arbeitsort selbst flexibilisiert werden können. In fünf Schritten kann eine strukturierte und zielgerichtete Einführung vorgenommen werden.

  1. Bedarf ermitteln: Zunächst ist es wichtig sich ein klares Bild über die Erfordernisse zu machen, da je nach betrieblichen Voraussetzungen unterschiedliche Modelle in Frage kommen. Sie sollten daher prüfen, welche Gestaltungsmöglichkeiten sowohl für Ihre Mitarbeiter als auch für Ihr Unternehmen attraktiv und sinnvoll sind.
  2. Zuständigkeiten benennen: Stellen Sie eine Projektgruppe aus folgenden Gruppen im Unternehmen zusammen: Geschäftsführung, Führungskräfte, Fachkräfte, Personen aus der Mitarbeitervertretung oder dem Betriebsrat.
  3. Einführung vorbereiten: Eine frühzeitige Einbindung der Geschäftsführung sowie eine umfassende Information Ihrer Mitarbeiter ist wichtig, um das Thema mit der erforderlichen Bedeutung auszustatten.
  4. Neues Modell einführen: In einer Testphase mit einer Einführung in Teilbereichen können Stärken und Schwächen mit allen Beteiligten abgewogen werden. Bei der sich anschließenden Einführung des neuen Modells ist es entscheidend Ihre Belegschaft kontinuierlich zu informieren und in den Prozess einzubeziehen.
  5. Evaluieren und entwickeln: Flexible Arbeitszeitmodelle sind dynamisch und müssen immer wieder angepasst werden.

Teilzeit

Da jede Maßnahme eine andere Vorgehensweise erfordert, werden im Folgenden die Arbeitsschritte für jedes Modell zur Flexibilisierung der Arbeitszeit einzeln vorgestellt. Sie finden jeweils eine kurze Erläuterung des Modells sowie eine Gegenüberstellung von Chancen und Nutzen mit den Grenzen und Kosten des Flexibilisierungsmodells. Dies soll Ihnen die Wahl der individuell passenden Maßnahmen erleichtern. Zudem finden Sie in der pdf-Datei für jedes Arbeitszeitmodell eine Checkliste mit Punkten, die vor der Einführung zu klären sind.

Teilzeitarbeit

Teilzeitarbeit bedeutet, dass die individuell vereinbarte Arbeitszeit (z. B. 20 Stunden) geringer ist als die betrieblich vereinbarte Regelarbeitszeit (z. B. 40 Stunden). Teilzeitarbeit bietet neben der klassischen Halbtagsarbeit viele Flexibilisierungsvarianten, zum Beispiel Arbeit an einzelnen fixen Tagen pro Woche oder Arbeit und Freizeit abwechselnd im Block.

Chancen / Nutzen

  • (Re-)Aktivierung von Beschäftigtengruppen für Ihr Unternehmen, die aus unterschiedlichen Gründen keiner Vollzeittätigkeit nachgehen können oder wollen
  • Aktive Einbindung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ins Unternehmensgeschehen auch während der Elternzeit
  • Schaffung zeitlicher Freiräume für umfangreiche Weiterbildungen, etwa berufsbegleitendes Studium oder Aufstiegsfortbildung
  • Abfangen von Auftragsspitzen durch größere Flexibilität (gegebenenfalls durch saisonales Arbeiten oder Arbeiten an einzelnen Tagen)
  • Produktionszeiten lassen sich ausdehnen, wenn zu den Randzeiten in Teilzeit gearbeitet wird
  • Größere Vielfalt der Belegschaft und deren Kompetenzen, wenn durch Teilzeit mehr Personen beschäftigt werden - Bindung und Wertschätzung von Mitarbeitern mit familiären Verpflichtungen

Grenzen / Kosten

  • Erhöhtes Fehlerrisiko bei größerer Anzahl an Arbeitsübergaben
  • Höhere Lohnnebenkosten und höhere Weiterbildungskosten
  • Höherer Abstimmungsaufwand bei der Arbeitsorganisation in den Teams
  • Steigender Koordinationsaufwand für Führungskräfte
  • Nicht alle Tätigkeiten lassen sich in Teilzeit gleich effizient erledigen

Gleitzeit

Bei Gleitzeitmodellen werden neben einer Kernarbeitszeit Gleitzeitspannen festgelegt. Während der Kernarbeitszeit besteht Anwesenheitspflicht. Innerhalb der Gleitzeitspannen entscheiden die Beschäftigten selbst über Arbeitsbeginn und -ende. Auch die tägliche Dauer der Arbeitszeit kann individuell und bedarfsgerecht variiert werden. Zur Erfassung von Zeitguthaben oder Zeitdefiziten kann ein Arbeitszeitkonto angelegt werden.

Chancen / Nutzen

  • Geringer Einführungsaufwand
  • Lässt sich in nahezu allen Unternehmensformen und -bereichen einsetzen
  • Arbeitszeiten sind an den betrieblichen Bedarf angepasst / Abfangmöglichkeit von Arbeitsspitzen
  • Bessere Vereinbarkeit von Familie, Beruf und Freizeit (‚Work-Life-Balance’)
  • Reduzierung von Fehlzeiten durch höhere Flexibilität
  • Die eigenverantwortliche Verteilung der Arbeitszeit kann die Motivation der Mitarbeiter erhöhen

Grenzen / Kosten

  • Notwendigkeit der Absprache bei Schichtarbeit, dadurch höherer Aufwand in den Teams
  • Höhere Kosten durch gestiegenen Verwaltungsaufwand
  • Bei Maschinen mit 24-Stunden-Betrieb oder Arbeitsbereichen, in denen eine direkte Übergabe erfolgt, erfordert der Einsatz von Gleitzeitarbeit besondere Koordination und eventuell den Einsatz von Springern

Arbeitszeitkonten

Basierend auf einer durchschnittlichen Wochenarbeitszeit wird die Stundenzahl ermittelt, die die Beschäftigten innerhalb eines bestimmten Zeitraums (zum Beispiel eines Jahres) zu leisten haben. Bei Auftragsschwankungen oder aufgrund von individuellen Bedürfnissen kann eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter mehr oder weniger Stunden pro Woche absolvieren, wenn die durchschnittliche Stundenzahl innerhalb des festgelegten Zeitraums wieder ausgeglichen wird. Die Bezahlung bleibt konstant und richtet sich somit nicht nach den tatsächlich geleisteten Stunden im jeweiligen Monat.

Chancen / Nutzen

  • Kostenersparnis durch flexible Anpassung der Arbeitsstunden an die aktuelle Auftragslage (sinnvoll bei saisonbedingten starken Schwankungen)
  • Vermeidung von Kündigungen in Zeiten geringerer Auftragslage
  • Wirkt Unterauslastung entgegen durch zeitliche Verschiebung von Arbeitszeiten
  • Freiräume können flexibler für Weiterbildung genutzt werden
  • Niedrige Arbeitskosten, da weniger Überstunden zusätzlich vergütet werden
  • Ansparen von Arbeitszeit für Weiterbildungen oder für Sabbaticals
  • Erhöhte Motivation und Mitarbeiterbindung

Grenzen / Kosten

  • Notwendigkeit vorausschauender (Jahres-)Planung
  • Hoher organisatorischer Aufwand
  • Hohes Maß an Selbstverantwortung und Führungskompetenz erforderlich
  • Notwendigkeit der Koordinierung von Freizeitausgleich
  • Konfliktpotential beim Umgang mit Minusstunden bei Unternehmenswechsel
  • Kosten für Insolvenzsicherung

Ausgestaltung und Planung von Jahresarbeitszeitkonten

Bevor Sie die konkrete Ausgestaltung von Jahresarbeitszeitkonten planen, sollten Sie den jährlichen Arbeitsanfall der letzten Jahre analysieren und mit der kurz- bis mittelfristig erwarteten Auftragsentwicklung abgleichen. So können Sie den zukünftigen Arbeitsanfall abschätzen. Auf dieser Basis können Sie einen groben Jahresplan erstellen, in dem auch Projektlaufzeiten, Urlaubspläne und andere relevante Aspekte berücksichtigt werden.
Grundsätzlich wird bei den Arbeitszeitkonten zwischen Kurzzeit- und Langzeitkonten unterschieden, die einen Ausgleichszeitraum von unter oder aber auch von über einem Jahr vorsehen können. Ausgleichszeitraum bedeutet, dass Gleitzeitstunden zum Beispiel innerhalb einer Woche, eines Monats oder eines Quartals ausgeglichen werden können.

Varianten von Arbeitszeitkonten

Lebensarbeitszeitkonten

Eine sehr weitgehende Variante der Arbeitszeitkonten sind Lebensarbeitszeitkonten. Sie dienen der Ansammlung von Mehrstunden über die gesamte Beschäftigungsdauer hinweg. Lebensarbeitszeitkonten werden ausschließlich zur Ansammlung von Plusstunden genutzt, die zu einem späteren Zeitpunkt in einem Block als Freizeit oder in Teilzeit abgegolten werden können. Da diese Variante der Arbeitszeitkonten kleine und mittlere Unternehmen vor eine sehr hohe Herausforderung stellt, wird in dieser Handlungsempfehlung auf detaillierte Anleitungen hierzu verzichtet.

Jahresarbeitszeit

Bei dieser Arbeitszeitvariante wird auf eine festgelegte Wochen- oder Monatsarbeitszeit verzichtet. Nur im Jahresdurchschnitt muss die vereinbarte Arbeitszeit erfüllt werden. Unabhängig von den tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden erhalten die Beschäftigten einen festen Arbeitslohn. Voraussetzung ist, dass der Arbeitszeitsaldo im Jahresdurchschnitt mit der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit übereinstimmt. 

Sabbaticals

Sabbaticals sind in der Regel Auszeiten zwischen wenigen Wochen und zwölf Monaten, die der Förderung der zukünftigen Leistungsfähigkeit, der individuellen Weiterbildung oder der Persönlichkeitsentwicklung von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern dienen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, ein Sabbatical auszugestalten. Oftmals verzichtet die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter für einen bestimmten Zeitraum auf einen Teil des Lohns und erhält dafür Freizeit. Die Auszeit kann aber auch durch angehäufte Überstunden erarbeitet werden. Sabbaticals können außerdem durch Sonderurlaub ohne Bezahlung realisiert werden. Resturlaub kann ebenfalls zur Aufstockung der Auszeit herangezogen werden, allerdings ist ein Mindesturlaub zur Erholung gesetzlich vorgeschrieben. Das Angestelltenverhältnis wird durch das Sabbatical nicht unterbrochen. Bei der Variante des unbezahlten Urlaubs muss die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer sich jedoch selbst versichern. In diesem Fall wird das Angestelltenverhältnis also für bestimmte Zeit, mit Garantie der Rückkehr an den Arbeitsplatz nach Ablauf dieser Zeit, aufgehoben. Die Aufnahme des alten oder die Zuweisung eines neuen, gleichwertigen Aufgabengebiets nach Rückkehr muss für die Sabbatical-Nehmerin beziehungsweise den Sabbatical-Nehmer gesichert sein. Nur dann ist auch die Bindung der Fachkraft an Ihr Unternehmen gegeben.

Um Ihre Planungssicherheit zu erhöhen, sollten Sie Ihre Jahrespläne, die den möglichen Arbeitsanfall beinhalten, regelmäßig etwa vier bis sechs Wochen im Voraus verfeinern, auch wenn es natürlich immer zu kurzfristigen Änderungen kommen kann.
Im Anschluss an die Festlegung dieser Eckdaten können Sie die jeweiligen Arbeitsverträge entsprechend anpassen. Eine Checkliste zu den konkreten Regelungen, die in die Arbeitsverträge aufzunehmen sind, finden Sie im Download der Handlungsempfehlung.

Vertrauensarbeitszeit

Vertrauensarbeitszeit eignet sich besonders gut für Projektarbeit und Außendienst. Dieses Modell ermöglicht Fachkräften die größtmögliche Autonomie der Arbeitszeitgestaltung, da sowohl die formale Zeiterfassung als auch die Anwesenheitskontrolle entfallen. Ausschlaggebend sind die Erfüllung von Aufgaben und das Erreichen von vereinbarten Zielen. Der Ort der Arbeit kann dabei oft frei gewählt werden. Dennoch bleibt die (tarif-) vertraglich geregelte Arbeitszeit Grundlage der Entlohnung.

Chancen / Nutzen

  • Eignung insbesondere für Tätigkeitsbereiche, an denen Projektarbeit dominiert
  • Förderung unternehmerischen Denkens und Erhöhung des Verantwortungsbewusstseins der Beschäftigten
  • Reduzierung oder Vermeidung von Leerlaufzeiten, zugleich Auffangen von Arbeitsspitzen
  • Steigerung der Arbeitszufriedenheit durch Vertrauensvotum mit positiven Auswirkungen auf die Motivation und Leistungsbereitschaft der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
  • Bindung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern durch attraktive Arbeitsbedingungen

Grenzen / Kosten

  • Vertrauensarbeitszeit setzt im hohen Maße eine Betriebskultur des Vertrauens und der Kooperation, vergleichsweise homogene Teams und ein funktionieren-des Selbstmanagement bei den Fachkräften voraus
  • Gefahr der Ausnutzung der Zeitsouveränität
  • Erhöhter Anspruch an die Führungsqualitäten Ihrer Führungskräfte
  • Notwendigkeit zur einvernehmlichen Abstimmung von Zielvereinbarungen
  • Der Kontakt innerhalb der Teams kann durch unterschiedliche Arbeitszeiten und Abwesenheiten erschwert sein
  • Gefahr von Überlastung durch fehlende Abgrenzung von Freizeit und Beruf
  • Erhöhter Koordinations- und Kommunikationsaufwand, wenn die einzelnen Beschäftigten nur unregelmäßig erreichbar sind

Jobsharing

Jobsharing ist eine spezielle Form der Teilzeitarbeit, bei der sich mindestens zwei Beschäftigte eine Arbeitsstelle teilen. Innerhalb des gesetzlichen Rahmens können die betroffenen Beschäftigten die Arbeitsaufteilung und Anwesenheit individuell absprechen. Eine gute Selbstorganisation sowie eine vertrauensvolle Zusammenarbeit sind dabei entscheidend. Jobsharing ermöglicht Teilzeitarbeitskräften, an großen Projekten mitzuarbeiten und diese sogar als Führungskräfteteam verantwortlich zu leiten. Dieses Modell eignet sich besonders gut, um verantwortungsvolle Aufgaben in Teilzeitlösungen zu übernehmen.

Chancen / Nutzen

  • Ermöglichung von verantwortungsvoller Tätigkeit für Führungskräfte mit Teilzeitwunsch
  • Bindung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern durch enge Zusammenarbeit im Team
  • Erhöhte Flexibilität durch geteilte Verantwortung
  • Erweiterung der Kompetenzen der teilnehmenden Personen


Grenzen / Kosten

  • Die „Arbeitsplatzteilenden“ müssen entweder ähnliche oder sich ergänzende Qualifikationen besitzen
  • Koordinations- und Kommunikationsfähigkeit, Teamfähigkeit, Fairness und Verantwortungsbewusstsein zwischen den „Arbeitsplatzteilenden“
  • Mehraufwand an Koordination, da sich die Kolleginnen und Kollegen gegenseitig bei Abwesenheit vertreten können
  • Es muss ein Teil der Arbeitszeit für Absprachen und Übergaben reserviert werden


Vorteilhaft gegenüber anderen Modellen der Teilzeitarbeit ist beim Jobsharing, dass von der Teilung eines konkreten Arbeitsplatzes andere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in geringerem Umfang betroffen sind, als wenn über mehrere Arbeitsplätze hinweg ein neuer Aufgabenzuschnitt erfolgen muss. Andererseits müssen sich die Personen, die sich einen Arbeitsplatz teilen, kontinuierlich abstimmen. Der Bedarf wird in der Regel höher sein, als wenn sich eine Person mit reduzierter Arbeitszeit nach neuem Aufgabenzuschnitt allein um den zugewiesenen Aufgabenbereich kümmert.

Telearbeit / Homeoffice

Bei der Telearbeit, häufig als Homeoffice bezeichnet, werden die anstehenden Aufgaben von einem Arbeitsplatz außerhalb des Unternehmens erledigt. Meist ist das ein Heimarbeitsplatz in der Privatwohnung. In der Regel wird alternierende Telearbeit vereinbart, zum Beispiel 20 Prozent der Arbeitszeit. Nur in seltenen Fällen wird ausschließlich Telearbeit geleistet. Mit moderner Informations- und Kommunikationstechnologie ist die Verlagerung der Arbeit vom Standort des Unternehmens zur Privatwohnung in der Regel relativ problemlos möglich, wenn Aspekte der Sicherheit und des Datenschutzes beachtet werden. Die Zeiterfassung kann selbstständig durch die Mitarbeiterin / den Mitarbeiter erfolgen und basiert somit auf einer Unternehmenskultur des Vertrauens.

Chancen / Nutzen

  • Höhere Produktivität durch weniger Arbeitsunterbrechungen und konzentrierteres Arbeiten zu Hause
  • Motivationssteigerung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durch Arbeitsortsouveränität
  • Erhöhung der Kundenfreundlichkeit durch Abkopplung der Arbeitszeit von Öffnungszeiten, wodurch Aufträge zeitnäher erledigt werden können
  • Einsparung von Arbeitsraum am Unternehmensstandort und Möglichkeit der Expansion trotz räumlicher Einschränkungen
  • Höhere Flexibilität bei der Beschäftigung von Menschen mit Behinderung
  • Reduzierung von Anfahrtszeit und -kosten und damit ökologische Vorteile
  • Steigerung der Familienfreundlichkeit des Unternehmens

Grenzen / Kosten

  • Ein Teil der Arbeit sollte arbeitsplatzunabhängig erledigt werden können.
  • Koordinativer und organisatorischer Aufwand, besonders bei technischen Problemen
  • Gefahr ineffektiven Arbeitens durch Ablenkungen am Arbeitsplatz in der Privatwohnung
  • Erhöhte Anforderungen an die Führungsqualität Ihrer Führungskräfte
  • Gefahr der Isolierung der Fachkraft
  • Gegebenenfalls zusätzliche Kosten durch Einrichtung eines Telearbeitsplatzes

Arbeitsmaterialien

Download: Checkliste Arbeitszeitkonten (PDF: 72 KB)
Download: Checkliste Gleitzeit (PDF: 72 KB)
Download: Checkliste Jobsharing (PDF: 71 KB)
Download: Checkliste Teilzeit (PDF: 72 KB)
Download: Checkliste Telearbeit (PDF: 72 KB)
Download: Checkliste Vertrauensarbeitszeit (PDF: 71 KB)

Weiterführende Informationen

Links

  • Mittelstand und Familie: Portal des Projekts „Balance von Familie und Arbeitswelt“ des Bundesministeriums für Familie, Senioren, Frauen und Jugend, das gemeinsam mit der Bertelsmann Stiftung durchgeführt wird: Das Portal enthält übersichtliche Informationen, praktische Lösungen, kostenfreie Beratung durch Experten sowie Hintergrundwissen zum Thema „Balance von Beruf und Privatleben“. Zielgruppe sind ausdrücklich kleine und mittlere Unternehmen. (zur Webseite)
  • Das "Zeitbüro FOM", ein Projekt der Hochschule für Oekonomie und Management (FOM), dient als zentrale Koordinations- und Anlaufstelle für das Thema "flexible Arbeitszeiten" und führt die Arbeit des ehemaligen "Zeitbüro NRW" bundesweit fort. Den Unternehmen in Nordrhein-Westfalen steht mit dem Zeitbüro FOM ein spezielles, ganz auf ihre Bedarfe zugeschnittenes Angebot zur Verfügung. Gefördert wird das "Zeitbüro FOM" vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales im Rahmen der Initiative INQA sowie vom Land Nordrhein-Westfalen mit Mitteln des Europäischen Sozialfonds. (zur Webseite)
  • Plattform des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales mit ausführlichen Informationen über verschiedene Aspekte zu unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen. (zur Webseite)

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