Flexible Arbeitszeitmodelle

Attraktiver dank flexibler Arbeitszeiten

© gettyimages, Flexible Arbeitszeitmodelle

Der starre „Acht-Stunden-Job“ ist auf dem Rückzug: Vor allem erfolgreiche Mittelständler setzen auf flexible Arbeitszeitmodelle und sichern sich so einen Vorsprung für ihre Fachkräftegewinnung und Personalbindung.

Um Beruf und Familie besser vereinbaren zu können, fragen immer mehr Fachkräfte schon bei der Bewerbung nach flexiblen Arbeitszeitmodellen im Unternehmen. Die Anforderungen an die Arbeitszeit verändern sich im Laufe des Berufslebens: Familienpflichten, eine berufliche Weiterbildung, weite Anfahrtswege zur Arbeitsstelle, Außendienst oder einfach der Wunsch nach mehr Zeit für Ehrenamt und Hobbies fließen hier ein. Mit einem Angebot an Ihre Fachkräfte, Beruf und Privates „unter einen Hut“ zu bekommen, können Sie motivierte, zuverlässige und zufriedene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gewinnen.

Vorteile für Ihr Unternehmen

Weitere Vorteile für Ihr Unternehmen:

  • Ihr Unternehmen kann einen größeren Spielraum beim Personaleinsatz wahrnehmen und konjunkturelle Schwankungen leichter abfedern: Dies sichert Arbeitsplätze und Wettbewerbsfähigkeit auch bei kritischer Auftragslage und erhält Wissen für den wirtschaftlichen Aufschwung.
  • Öffnungs- und Produktionszeiten können ausgedehnt werden. Flexible Arbeitszeitmodelle ermöglichen Ihnen, Ansprech- und Produktionszeiten zu verlängern.

Eigenverantwortung stärken
Die Einführung flexibler Arbeitszeitmodelle stärkt die Eigenverantwortung in Ihrer Belegschaft. Um flexible Arbeitszeitmodelle bedarfsgerecht zu gestalten und Akzeptanzprobleme zu vermeiden, sollten Sie die Beschäftigten einbeziehen – zum Beispiel im Rahmen einer Mitarbeiterbefragung. Bei Fragen der Arbeitszeitregelung muss - sofern vorhanden - der Betriebsrat beteiligt werden

Ist eine neue flexible Arbeitszeitregelung gefunden, empfiehlt es sich, sie in einer Betriebsvereinbarung festzuhalten. Bei individuellen Regelungen müssen Sie ggf. die Arbeitsverträge anpassen beziehungsweise Zusatzvereinbarungen abschließen. Die gesetzlichen Grundlagen für die verschiedenen flexiblen Arbeitszeitmodelle können Sie in der Handlungsempfehlung „Flexible Arbeitszeitmodelle“ nachlesen. 

Folgende flexible Arbeitsmodelle sind bei kleinen und mittleren Unternehmen verbreitet und haben sich bewährt:

  • Gleitzeit, meist in Verbindung mit Arbeitszeitkonten
  • Vertrauensarbeitszeit
  • Flexible Teilzeit
  • Jobsharing
  • Flexible Telearbeit

Gleitzeit

Gleitzeit: morgens und abends flexibler
Die vereinbarte wöchentliche Arbeitszeit kann in einem festgelegten Zeitkorridor erledigt werden, der zumeist um eine verbindliche Kernarbeitszeit mit Anwesenheitspflicht liegt. Innerhalb des Korridors können Beschäftigte flexibel entscheiden, wann sie kommen und gehen, so lange sie die Kernzeit nicht verletzen. 

Bei einer bedarfsgerechten Gestaltung, die sowohl Unternehmens-, als auch Arbeitnehmerinteressen Rechnung trägt, bietet dieses Arbeitszeitmodell allen Beteiligten Chancen:

  • Arbeitsvolumen wird an die Auftragslage angepasst: Die einzelne Fachkraft kann je nach aktuellem Arbeitsanfall ihre tägliche Arbeitszeit im gesetzlichen Rahmen ausdehnen oder reduzieren. Überstundenzuschläge fallen keine an, solange das Arbeitszeitvolumen noch nicht ausgeschöpft ist.
  • Zufriedenheit der Beschäftigten steigt: Die Beschäftigten können private Termine während der Gleitzeitspannen wahrnehmen und damit Berufliches und Privates ausgewogener gestalten. 
  • Geringer Verwaltungsaufwand: Sie benötigen eine Form der Arbeitszeiterfassung, am besten über ein elektronisches System. Es kann aber auch das Aufschreiben durch die Beschäftigten ausreichen.

Gleitzeit erfordert Absprachen innerhalb der Teams und Abteilungen, vor allem bei festen Sprech- oder Öffnungszeiten oder bei einem 24-Stunden-Betrieb. 

Arbeitszeitkonten zum Abfangen von Spitzen
Zeitguthaben und Minusstunden, die eine Fachkraft ansammelt, werden in der Regel auf einem Arbeitszeitkonto verbucht. Der Ausgleich muss bei den meisten Unternehmen innerhalb eines Jahres erfolgen. Sie sollten festlegen, wie groß das Stunden-Guthaben oder -Defizit sein darf und wie Guthaben abgebaut werden können: Ist ein Abbau tage- oder stundenweise möglich? Müssen Sie die maximale Anzahl von Ausgleichstagen in einem Zeitraum begrenzen? Oder erlauben Sie den Abbau in Verbindung mit Urlaub? 

Auch um größere konjunkturelle oder saisonale Schwankungen abzufedern, können Sie Arbeitszeitkonten einsetzen. Dazu können Sie beispielsweise eine Regelung vorsehen, die es Ihnen ermöglicht, in Spitzenzeiten mehr Plusstunden als sonst anzusammeln. Für den Freizeitausgleich sollten in diesem Fall feste Regeln gelten. Bei geringer Auftragslage kann das Minus mehr als sonst wachsen. So vermeiden Sie Kündigungen und können Ihre guten Fachkräfte halten.

Arbeitszeitkonten zum Ansparen von Zeitguthaben
Gestatten Sie den Ausgleich des Arbeitszeitkontos über einen längeren Zeitraum, können Fachkräfte auf diese Weise Guthaben für Sabbaticals ansammeln: z. B. für ein Aufbaustudium oder den früheren Ausstieg aus dem Berufsleben. Wie lange angespart werden darf – über mehrere Jahre oder ein Arbeitsleben –, kann betriebsindividuell geregelt werden. Bei längeren Ansparzeiten, beispielsweise Lebensarbeitszeitkonten, muss das Zeitguthaben gegen Insolvenz abgesichert werden.

Vertrauensarbeitszeit

Vertrauensarbeitszeit: gut geeignet für Projekte und Außendienst
Im Vertrauensarbeitszeitmodell entfallen Anwesenheitspflichten. Ein derart flexibles Arbeitszeitmodell eignet sich besonders für Fachkräfte, die in Projekten arbeiten oder im Außendienst unterwegs sind. 

Vertrauensarbeitszeit bietet Chancen für alle Beteiligten:

  • Sie fördert das unternehmerische Denken der Beschäftigten, die sich an Ergebnissen und den vereinbarten Zielen messen lassen müssen. Ergebnisorientierung tritt an die Stelle von Anwesenheitspflichten.
  • Die Fachkräfte können Leerlaufzeiten vermeiden, was sich positiv auf ihre Leistungsbereitschaft auswirkt. Sie sind allerdings auch selbst verantwortlich dafür, die laut Arbeitszeitgesetz erlaubten zehn Stunden täglicher Arbeitszeit nicht zu überschreiten. Laut Gesetz müssen alle Arbeitsstunden, die über die vereinbarte tägliche Arbeitszeit hinausgehen, dokumentiert werden.

Tendenziell kann Vertrauensarbeitszeit dazu führen, dass die Work-Life-Balance leidet, weil die Abgrenzung zwischen Freizeit und Beruf fehlt oder unscharf ist. Diese Risiken lassen sich durch realistische Zielvereinbarungen, eine gute Führung und ausführliche Kommunikation vermeiden.

Flexible Teilzeit

Teilzeit: Beliebt bei Personen mit Familienpflichten
Fast die Hälfte aller erwerbstätigen Frauen arbeitet Teilzeit, um Fürsorgepflichten in der Familie wahrnehmen zu können. Diese Teilzeitkräfte stellen für Ihr Unternehmen eine Fachkräfte-Reserve dar. Denn zunehmend mehr Beschäftigte würden, sobald es die privaten Umstände zulassen, gerne wieder einer Vollzeitbeschäftigung nachgehen. So können Sie Fachkräfte halten, die sonst vielleicht aussteigen würden. 

Weitere Vorteile können sein:

  • Fachkräfte gewinnen: Zugleich können Sie auch diejenigen Fachkräfte gewinnen, die für eine Vollzeitarbeit gar nicht zur Verfügung stünden.
  • Vereinbarkeit von Weiterbildung und Beruf ermöglichen: Mit Teilzeit-Angeboten können Sie auch diejenigen weiter beschäftigen, die sich zum Beispiel  in einer Meisterschule oder über ein Master-Studium weiterbilden wollen. Außerdem können Sie die Weiterbildung so besser (mit-)finanzieren.
  • Flexibel auf Auftragslagen reagieren: Je nach Verteilung und Lage der Teilzeitbeschäftigung kann Ihr Unternehmen Auftragsspitzen abfangen und Produktions- oder Öffnungszeiten ausdehnen.

Jobsharing

Jobsharing: Zwei Fachkräfte teilen sich eine Aufgabe
Jobsharing ist eine spezielle Form der Teilzeitarbeit: Zwei oder mehr Fachkräfte teilen sich eine Vollzeitstelle. Wie sie untereinander die Anteile regeln, bleibt dem Team häufig weitgehend selbst überlassen. 

Die Vorteile für Ihr Unternehmen:

  • Fachkräfte finden: Vollzeitstellen können trotz Fachkräfteengpässe besetzt werden.
  • Fachkräfte binden: Bewährte Fach- und Führungskräfte, die beispielsweise wegen kleiner Kinder ihre Arbeitszeit reduzieren wollen, können weiterhin Verantwortung übernehmen, an größeren Projekten mitarbeiten und auf dem aktuellen Stand bleiben.

Dieses flexible Arbeitszeitmodell eignet sich vor allem für Koordinationsaufgaben, die mit einer eindeutigen Verantwortlichkeit ausgestattet sein müssen. So können Teilzeitkräfte als Tandem beispielsweise auch ein Projekt leiten.

Die Fachkräfte, die sich einen Job teilen, sollten ähnliche oder sich ergänzende Qualifikationen mitbringen. Sie müssen teamfähig sein, denn Jobsharing erfordert enge Zusammenarbeit und Abstimmung. Fairness, Verantwortungsbewusstsein und hohe Kommunikationsfähigkeit sind weitere persönliche Voraussetzungen der Arbeitsplatzteilenden.

Telearbeit

Telearbeit: Arbeiten unabhängig von Ort und Zeit
Moderne Kommunikationstechnik macht es möglich: Arbeiten, wo man will, unabhängig von Ort und – häufig – Zeit. Empfehlenswert ist die Umsetzung in Form alternierender Teleheimarbeit: Zeiten, in denen Ihre Fachkraft außerhalb des Büros arbeitet, wechseln sich mit Präsenzzeiten im Unternehmen ab. 

Gut geeignet ist Telearbeit für Tätigkeiten, die wenig Abstimmungen, aber eine hohe Konzentration erfordern – sei es das Erstellen von Konstruktionszeichnungen oder das Abfassen von Protokollen und Berichten. Telearbeit setzt gegenseitiges Vertrauen voraus, auch bei der Zeitaufschreibung durch die Fachkraft. Hier sind die Führungskräfte gefordert, die Arbeitsergebnisse aus der Telearbeit mit der Fachkraft ausreichend zu besprechen. 

Vorteile des flexiblen Arbeitszeitmodells „Telearbeit“ für Ihr Unternehmen:

  • Die Vereinbarkeit von Familie und Beruf wird durch die Arbeitsortsouveränität verbessert.
  • Menschen mit Behinderungen erhalten über Telearbeit Beschäftigungsmöglichkeiten.
  • Fachkräfte in Elternzeit können eingebunden bleiben.
  • Sie können Arbeitsräume einsparen oder für andere Fachkräfte nutzen.

Die technischen und organisatorischen Voraussetzungen der Telearbeit – EDV-Ausstattung, bildschirmgerechter Arbeitsplatz, Regelung der Kommunikationskosten – sind in der Handlungsempfehlung „Flexible Arbeitszeitmodelle“ dargestellt.

Weiterführende Informationen

Links
Mittelstand und Familie
Portal des Projekts „Balance von Familie und Arbeitswelt“ des Bundesministeriums für Familie, Senioren, Frauen und Jugend, das gemeinsam mit der Bertelsmann Stiftung durchgeführt wird: Das Portal enthält übersichtliche Informationen, praktische Lösungen, kostenfreie Beratung durch Experten sowie Hintergrundwissen zum Thema „Balance von Beruf und Privatleben“. Zielgruppe sind ausdrücklich kleine und mittlere Unternehmen. (Stand 14.01.2014)

Arbeit NRW
Plattform des Ministeriums für Arbeit, Integration und Soziales des Landes Nordrhein-Westfalen: Auf der Plattform werden kompakte Informationen zur flexiblen Arbeitszeitgestaltung angeboten, konkrete Praxisbeispiele vorgestellt und vertiefte Informationen zum Thema – wie auch Fördermöglichkeiten – dargestellt. (Stand 14.01.2014)

Arbeitszeitgewinn.de
Website des Projekts "ArbeitsZeitGewinn in kleinen und mittleren Unternehmen": Die Website dieses Projekts des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales im Rahmen des Modellprojekts zur Bekämpfung arbeitsbedingter Erkrankungen zielt darauf ab, eine sowohl gesundheits- als auch produktivitätsförderliche Arbeitszeitgestaltung in Unternehmen zu etablieren. (Stand 14.01.2014)

Vitness.info
Plattform des vom Bundesministerium für Bildung und Forschung und ESF-geförderten Projekts „Vitness – Flexibilität und Stabilität in Balance“: Die Plattform hält vielfältige Informationen zu repräsentativen Unternehmensbefragungen und Praxisbeispielen zum Thema „Arbeitszeitflexibilisierung“ bereit und lädt zu regelmäßigen Workshops ein. (Stand 14.01.2014)

Plattform I.O. Business
Plattform mit diversen kostenlosen Checklisten, Entscheidungshilfen, Mustern, Beispielen und Formularen für die Organisation und Ausgestaltung von Arbeitszeiten. (Stand 14.01.2014)

Literatur

Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (Hrsg.), 2013,
Im Takt? Gestaltung von flexiblen Arbeitszeitmodellen, Dortmund-Dorstfeld

Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend (Hrsg.), 2010, 
Familienorientierte Personalpolitik – Checkheft für kleine und mittlere Unternehmen, Berlin, Bonn

Handwerkskammer Braunschweig-Lüneburg-Stade (Hrsg.), 2010,
Flexible Arbeitszeiten als Wettbewerbsfaktor, Stade

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