Mitarbeitergespräch

Probleme lösen, bevor sie entstehen

Wissen, was die Mitarbeiter umtreibt: Der vertriebsunion meynen GmbH & Co. KG ist das viel wert. Um dieses Wissen zu gewinnen und Konsequenzen ableiten zu können, hat der Verlagsdienstleister aus dem hessischen Eltville seinen Mitarbeitergesprächen klare Strukturen gegeben.

Branche: Dienstleistungen | Standort: Eltville (Hessen) | Beschäftigte: 50

Stand: 2012

Mitarbeitergespräche führt die vertriebsunion meynen schon länger. Ziel ist es heute wie früher, im Gespräch unter vier Augen Themen Raum zu geben, die im Arbeitsalltag häufig untergehen. So kann das Unternehmen Probleme früh erkennen und gemeinsam mit den Mitarbeitern lösen. Allerdings wurden die Gespräche früher nur unregelmäßig und ohne klare Vereinbarungen über Ablauf, Ziele und der Erarbeitung von Konsequenzen geführt. Die Gespräche blieben häufig ohne Folgen und bedeuteten für die Mitarbeiter einen unverhältnismäßigen Zeitaufwand.

Dank Vorbereitung alle Themen im Blick

Nach einer Phase ohne Mitarbeiterbefragungen führte meynen sie vor einigen Jahren fort. Diesmal allerdings mit klaren Strukturen als Rahmen für vertrauliche Gespräche, in denen es um Feedback zur Arbeitsleistung, Karriereplanung, Verbesserungsvorschläge und die Jahresziele für die einzelnen Mitarbeiter geht. Ein Leitfaden hilft allen Gesprächsführern, die Zielsetzungen des Gespräches, den Zeitplan, die Kommunikationsregeln und das Protokoll im Blick zu behalten. Ein paar Wochen vor dem Gesprächstermin erhalten Führungskräfte und Beschäftigte einen Vorbereitungsbogen, in dem sie sich Notizen machen können. So fließen alle Themen, die dem Unternehmen für die Personalentwicklung wichtig sind, auch tatsächlich ins Gespräch ein. Führungskräfte, die noch keine Mitarbeitergespräche geführt haben, werden durch Schulungen vorbereitet.

Der Bogen ist in verschiedene Bereiche aufgeteilt: In einer Rückschau beurteilen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihr Aufgabenfeld, ihre Zuständigkeiten und Arbeitsergebnisse. Im nächsten Abschnitt beschreiben sie ihre fachlichen und persönlichen Stärken, schätzen ihre Entwicklungsperspektiven im Unternehmen ein und gleichen diese mit ihrer persönlichen Karriereplanung ab. Schließlich enthält der Bogen auch Fragen zur Führung und zur Zusammenarbeit im Team. Die Beschäftigten können hier beurteilen, ob sie sich ausreichend über die Unternehmensziele informiert fühlen, und ihre Wünsche und Erwartungen formulieren.

Die Mitarbeitergespräche finden bei der vertriebsunion meynen nun einmal pro Jahr unter vier Augen mit den direkten Vorgesetzten statt. Sie schreiben ein Gesprächsprotokoll und geben den Mitarbeitern Gelegenheit, Änderungs- oder Ergänzungswünsche zu äußern. Haben beide das Protokoll unterschrieben, geht es an die Geschäftsführung. Aus der Auswertung aller Protokolle zieht sie die Konsequenzen: Das können neue Projekte wie Englischkurse oder Datenbankmanagement sein, aber auch Kollegencoachings oder individuelle, personengebundene Projekte. Außerdem legt die Geschäftsführung Meilensteine fest, an denen die Vorgesetzten das Erreichen der individuellen Ziele messen können.

Ulrike Endert, Geschäftsführerin:

Im Mitarbeitergespräch können wichtige Probleme gelöst, Verbesserungen benannt und nicht zuletzt die eigene Karriere gefördert werden.

Gespräche als Frühwarnsystem

Durch die Umstrukturierung sind die Mitarbeitergespräche für das Unternehmen tatsächlich zu einem Frühwarnsystem geworden. Die Mitarbeiter sehen, dass das Gespräch ihnen ausreichend Möglichkeiten gibt, Fragen und Themen über die alltägliche Kommunikation hinaus anzusprechen und sich Rückmeldungen zur geleisteten Arbeit zu holen. Die neue Struktur festigt ihr Vertrauen darin, dass ihre Anliegen ernstgenommen werden und ermutigt sie, auch Unzufriedenheit zu äußern. Darüber hinaus verbessert der offene Austausch die Beziehung zu den Vorgesetzten und damit auch die Arbeitsmotivation und Zufriedenheit der Beschäftigten.

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